Я все успею: 3 техники грамотной организации времени

Каждый из нас периодически задается вопросом, почему в сутках только 24 часа. Мол, столько дел и планов, а времени – мало. И чаще всего в этой суете сует так устаешь, что не остается сил на себя: хобби, чтение, спорт, личную жизнь, любование природой…

А между тем есть такие герои, которые успевают все. И даже больше. К слову, в их сутках тоже 24 часа. И это те люди, которые не просто знают такое красивое и нынче популярное слово, как тайм-менеджмент, не просто время от времени посещают модные курсы, а могут самоорганизоваться. Да-да, именно организовать себя. Причем с умом, не превращаясь в загнанную лошадь…

И вы знаете, в этом нет ничего сверхъестественного. Мы попробовали – и у нас получилось. Делимся проверенными техниками и опытом того, как успевать больше. Актуально – для каждого!

Управление временем (а оно – как вода) – базовый навык современного человека. И он ему – в силу бешеного темпа жизни, глобального информационного перенасыщения – крайне необходим. Только так сегодня можно быть успешным и продуктивным, соблюдая баланс между работой и личной жизнью

Подписывайтесь на наш Telegram-канал

Содержание

Матрица Эйзенхауэра
Pomodoro
Сто блоков в день (100 BLOCKS A DAY)
Вместо заключения

Также интересно:

Матрица Эйзенхауэра

Это один из наиболее популярных инструментов тайм-менеджмента. Его используют как простые офисные работники, так и руководители корпораций с мировой известностью.

Основоположник матрицы – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США. Отягощенный множеством связанных со своей деятельностью дел, он был вынужден оптимизировать свой рабочий график и список выполняемых задач. И вот мы пользуемся его матрицей…

Она будет актуальна для вас, если вы после насыщенного задачами дня частенько обнаруживаете, что к главному-то – так и не приступили. Матрица Эйзенхауэра поможет в грамотной расстановке приоритетов. Она научит отличать важное от срочного, не очень срочное – от неважного.

Блока четыре:

Срочные и важные задачи

Они должны быть выполнены в обязательном порядке и в первую очередь. В идеале в рабочем процессе этот квадрат остается пустым: важные задачи закрываются до того момента, как они становятся срочными.

Несрочные, но важные задачи

Здесь находятся те задачи, которые помогают в достижении поставленных целей. И они тоже не терпят откладывания, иначе переберутся в квадрат срочных и важных, что крайне не желательно.

Срочные, но неважные задачи

Те, которые, откровенно говоря, могут подождать. Написал старый друг, раздался неожиданный телефонный звонок, коллеги попросили о помощи – в течение дня таких дел десятки. Выделяйте на них определенное время либо смело делегируйте, если у вас есть такая возможность.

Несрочные и неважные задачи

А это и просмотр фото в социальных сетях, и бесполезный интернет-серфинг, и общение по телефону «ни о чем». Да, этому тоже иногда нужно уделять время, но только тогда, когда все важное уже сделано.

Pomodoro

Ее еще называют техникой осознания времени или помидорным тайм-менеджментом. Дело в том, что изобретатель Pomodoro, предприниматель из 90-х Франческо Сирилло, контролировал свое время с помощью таймера в виде помидора – того самого прибора, который стал бестселлером у готовящих строго по рецепту хозяюшек.

Pomodoro – техника, которая помогает сконцентрироваться на задаче и оценить, сколько времени вы тратите на ту или иную работу. Засекать его можно и на своем смартфоне, используя, как вариант, специальные приложения

Основной принцип техники Pomodoro заключается в том, что большая работа разделяется на мелкую, а на каждую задачу выделяется определенный интервал времени – «помидор». Между интервалами предусмотрены короткие – пятиминутные – перерывы.

Мозг учится фокусировке внимания на одном задании и максимально полной концентрации во время коротких промежутков времени. Это и помогает придерживаться приоритетных дедлайнов.

Среди преимуществ помидорной техники отметим то, что она дает возможность организовать рабочий процесс так, что он цикличен: вы работаете короткими спринтами и с перерывами. Это поддерживает производительность на высоком уровне, хорошо мотивирует.

В помидорной технике планирования времени важна регулярность

Как работать с техникой Pomodoro:

Определите задачи для выполнения
Таймер (например, будильник на смартфоне) поставьте на 25 минут
Сосредоточенно работайте над поставленной задачей (которую под силу выполнить за это время), пока он не сработает
Поставьте галочку «выполнено» и отдохните 5–10 минут.

После четырех последовательных «помидоров» допустим длинный перерыв на полчаса.

Обратите внимание, что техника полной 25-минутной концентрации не терпит отвлечений. Они вызывают резкий спад производительности, особенно если вы были «на пике». Пришло сообщение, позвонил телефон, захотелось чашечку чая или кофе – все это подождет. А то потом снова придется настраиваться на задачу, вникать в нее. Вы это и сами понимаете.

Стоит сказать, что подобный контроль может быть тяжким бременем для людей творческих профессий: писателей, художников, дизайнеров, музыкантов. Однако жесткие временные рамки крайне необходимы в любой среде, даже самой креативной.

Если говорить о том, что может помочь в освоении техники помидорного тайм-менеджмента, это, прежде всего, специальные приложения (iOS, Android, Windows), позволяющие мониторить время, затраченное на работу, с напоминалками о перерывах каждые 25 минут. Есть как бесплатные, так и платные варианты.

Сто блоков в день (100 BLOCKS A DAY)

А это скорее не техника, а упражнение. И оно тоже покажет вам картину того, чем ваш день наполнен.

Автор 100 BLOCKS A DAY – Тим Урбан, эксперт в области прокрастинации. И вы знаете, эта прокрастинация – постоянное откладывание дел на потом – как болезнь. Доказано, что она способствует выбросу гормона счастья дофамина. Он делает ощущения (да и вообще мир) ярче. Потому прокрастинация так и привлекательна.

А иногда она – губительна. Всего одного взгляда на страничку в Instagram достаточно для того, чтобы зависнуть там надолго, созерцая занимательную жизнь виртуальных друзей. А дела и планы можно чуть-чуть отодвинуть на час, два, на завтра или послезавтра. Если вам это знакомо и такой подход имеет системный характер, пора срочно менять ситуацию.

Например – с помощью упражнения Тима Урбана. Он предлагает разделить день на 10-минутные блоки. У вас должен получиться квадрат из 100 блоков по 10 минут, ведь в среднем у каждого из нас ежедневно есть 1 000 минут.

Каждому делу присвойте свой цвет. Пусть время в социальных сетях будет закрашено красным, затраченное на семейный досуг – желтым, на саморазвитие – зеленым и так далее. Первый квадрат будет отображать ту картину, которую вы хотели бы видеть. А второй – реальность. Его закрашивайте, вспоминая вчерашний день. Уверены, квадраты будут отличаться…

Таким образом «Сто блоков в день» научит относиться ко времени как к величине осязаемой, и вы захотите заполнять свой день осознанно.

Вместо заключения

Безусловно, это далеко не все техники и инструменты тайм-менеджмента. И если вы начнете с малого, зададитесь целью управлять своим временем, буквально контролировать свою жизнь, у вас все получится.

В заключение несколько важных моментов, которые пришли в голову при работе над собою.

Так, например, очень важно учитывать свои биоритмы. Иначе говоря, не ломать себя, а прислушиваться к себе. Тогда и работа будет в удовольствие.

Если у вас пик трудоспособности приходится на вторую половину дня, а не утро, то далеко не факт, что вам будет комфортно работать, например, с техникой «Сначала съешьте лягушку». Ею, предлагаемой Брайаном Трейси, известным канадско-американский мотивационным оратором и автором таких бестселлеров, как «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать», «Зарабатывай на самом деле», «Психология достижений», активно пользуются во всем мире.

Или, быть может, для настроя на работу вы нуждаетесь в особом ритуале: звонке подруге, чашечке латте, чтении нескольких страниц любимой книги. Не стоит игнорировать свои потребности, тем более что это очень приятно.

Кроме того, для порядка в делах и голове настоятельно рекомендуем навести порядок, хотя бы на рабочем столе. Без жалости избавьтесь от хлама. Увидите, что даже станет легче дышать.

И не забывайте отдыхать, останавливая себя, заработавшихся в офисе или взявших работу домой, на выходные. Даже если вам кажется, что сил еще полно. Лучше оставьте их для семьи или на завтра.

Если решением рабочих вопросов вы занимаетесь 24 часа в сутки и семь дней в неделю, настоящий отдых вам только снится. Поверьте, тщательно продумать расписание, в котором будет четко определено, скажем, время на звонки и рабочую почту и на отдых, очень важно. Как и придерживаться его. Это поможет эффективно «перезарядиться»

Напоминайте себе, что умение эффективно отдыхать – это залог успеха. Причем не в меньшей мере, чем умение продуктивно работать.

Не работайте по выходным. Выделите хотя бы один день в неделю на «ничегонеделание». Ну ладно, хотя бы половину дня. Только имейте в виду, что домашние дела – стирка, глажка, уборка и готовка – те же рабочие задачи, занимающие время и забирающие силы. И они, как вы наверняка заметили, имеют свойство накапливаться к выходным. На быт в субботу и воскресенье выделяйте минимум времени. Для этого распланируйте задачи на будни. Отдохнувший за выходные организм отблагодарит высокой продуктивностью и отличным настроением. Правда-правда! Проверено

Успешные люди научились организовывать свой вечерний досуг так, чтобы полученного запаса энергии хватало на максимум производительности в течение всего следующего дня. Поэтому находите время для рефлексии. И это – обязательно.

Сильным фактором для изменений в жизни, для самопознания и развития выступает традиция ежедневной рефлексии. Это то время, когда вы можете взглянуть со стороны на свою роботу, на всю производственную рутину и на себя. Не исключено, что увидев многое в новых – весьма неожиданных – ракурсах

И для заряжающих энергией хобби: развивающих, вдохновляющих, помогающих минимизировать последствия стресса .Это – вязание, шитье, любое рукоделие, фотография, чтение, живопись рыбалка – ваш неповторимый мир. Получайте от него удовольствие!

А еще важно – не просто важно, а очень важно – находить время для спорта. Гуру личной эффективности уверены, что именно он позволяет им оставаться в форме, дает заряд бодрости, жизненную энергию для достижения поставленных целей.

Физические упражнения стимулируют работу мозга и выработку эндорфинов – гормонов счастья. И нам – хорошо

Спорт повышает выносливость, учит преодолевать препятствия, буквально расти над собой, делает нас сильнее, здоровее. В конце концов, движение – это жизнь.

Активные физические упражнения для многих людей, сумевших добиться успеха, стали источником вдохновения. По их словам, именно во время спорта рождались самые креативные идеи. Быть может, у вас будет так же.

Находите часик на утреннюю, обеденную или вечернюю тренировку. Если выпала авральная неделя, «оторвитесь» в выходные. Совсем нет сил, выберите в качестве нагрузки пилатес или йогу, хочется активно подвигаться – бокс или, например, бег. Это классика энергозатратного кардио. И лучше, конечно, на свежем воздухе. Скоро весна – и мы, обутые в кроссовки, направим свои телеса на пробежку в парк или на школьный стадион.

И последнее. О разумном планировании. Советуем заранее готовиться к предстоящему дню, чтобы смягчить любые стрессовые ситуации. Достаточно 5–10 минут перед сном. Мысленно (или письменно) составьте план на день, приведите в порядок бумаги, проранжируйте по важности задачи, а также определитесь с гардеробом, тем, что будете надевать. Ну и не очень поздно ложитесь в постель. Тогда утро не сможет застать вас врасплох и гарантированно будет добрым. Этого вам и желаем.

Что почитать по теме:

«Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час», Джефф Сазерленд
«Я знаю, як їй все вдається. Тайм-менеджмент успішних жінок», Лора Вандеркам
«Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать», Брайан Трейс
«Легкий способ перестать откладывать дела на потом», Нейл Фьоре
«Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие», Ли Кокерелл
«Супермен по привычке. Как внедрять и закреплять полезные навыки», Тайнан