Успеть все: 15 волшебных приемов тайм-менеджмента

Куча списков и постоянный перенос задач на завтра… Рано встаешь, поздно ложишься и все равно ничего не успеваешь. К концу недели кажется, что тебя вот-вот догонит лавина невыполненных дел и придавит всем своим весом. Хочется кричать, топать ногами и бормотать заговор, чтоб работа перешла на Федота или кого-нибудь другого. Мешки под глазами, нервный тик и литровая чашка кофе в руках… Так выглядит человек, который стремится к успеху, но не умеет планировать свое время. Не хотим быть такими! Поэтому займемся изучением приемов тайм-менеджмента. Они помогут обрести баланс между работой, отдыхом и личной жизнью.

Почему мы ничего не успеваем

Миллионы непрочитанных писем, горы бумаг на рабочем столе и дедлайны, которые так и норовят укусить за мягкое место… Отказы от свиданий, футбола и ужина в кругу семьи ради того, чтоб успеть сдать очередной отчет. Эх, жаль, что в сутках не 48 часов! Что же мешает нам быть продуктивными?

 Вот 10 факторов, из-за которых время утекает как вода:

• Адский перфекционизм

Плохой текст можно отредактировать, а пустую страницу – нет. Хватит ждать идеальных идей, мест и условий. Люди развиваются только тогда, когда что-то делают. Маниакальное стремление доводить все до совершенства убивает продуктивность, сводит с ума и не является залогом хорошего результата.

• Желание поспать еще 5 минуточек

Вы не успеете выспаться за это время и повторный сигнал будильника резко выдернет вас из полудрема. Такой стресс для организма отнимает энергию и делает нас раздражительными. Так что лучше ложитесь спать пораньше и тренируйте силу воли.

• Бесцельный веб-серфинг

Чтобы сосредоточиться на задаче и начать эффективно работать, нам нужно примерно 15 минут. После этого мы входим в ритм и достигаем состояния наивысшей продуктивности. Чтение новостной ленты, просмотр фото и прикольных видео «отбрасывают» нас назад и нам приходится наверстывать упущенное время. В итоге задание, которое можно сделать за час растягивается на целый день. Сюда же относится привычка отвечать на письма по мере их поступления. Отвлекающие факторы ежедневно съедают до двух часов рабочего времени.

• Трудоголизм

Некоторым людям нравятся постоянные заботы, дедлайны и погоня за перевыполнением планов. Но трудоголизм часто приводит к депрессии. Нужно научиться отвечать «нет» на предложение взять чужой проект, когда своей работы по горло и прекратить пытаться самостоятельно все контролировать.

• Многозадачность

Да, можно одновременно писать письмо, звонить клиенту и поливать любимый фикус. Но по статистике так вы потратите на 30-40% больше времени, чем при последовательном выполнении дел. А еще это может отразиться на качестве результата.

• Прокрастинация

Еще одна крайность. Позволяем себе расслабиться, откладываем дела на завтра, испытываем чувство вины, еще больше не хотим приступать к задаче, срываем дедлайн… И так по кругу.

• Неэффективное планирование

Нужно расставлять приоритеты, учитывать особенности своего ритма и составлять списки. Глупо отвлекаться от срочного проекта из-за того, что явно может подождать или оставлять самое сложное на вечер, хотя вам лучше всего работается по утрам. Списки помогут не забыть о важных вещах и научиться правильно дробить большие задачи. Их можно анализировать и совершенствовать.

• Пренебрежение здоровьем

Спорт, достаточный сон и полезная еда повышают уровень счастья и тонус. Найдите на это время и продуктивность вырастит. А еще не откладывайте походы к врачу, если вас что-то беспокоит. Забота о себе непременно принесет вам неплохие дивиденды в будущем.

• Привычка тратить время ради экономии денег

Иногда лучше заказать еду, а не готовить самостоятельно и обратиться в клининговую компанию вместо того, чтобы омрачать долгожданный выходной генеральной уборкой. Может, даже стоит переехать поближе к офису, чтоб не убивать нервы и драгоценные часы на пробки и толкание в транспорте. Сэкономленное время можно потратить на отдых, саморазвитие или важное дело. Да и настроение улучшится.

• «Размытая» формулировка личных целей

Идти «туда, не знаю куда» и искать непонятно что – провальное решение. Поэтому подумайте, чего вы хотите и что для этого нужно сделать.

Сами по себе эти факторы кажутся не такими уж страшными. Но в совокупности они напрочь убивают эффективность. На самом деле в сутках достаточно часов для работы, общения, отношений, хобби и полноценного сна. Главное, научиться правильно управлять своим временем. О том, как это сделать, расскажем далее.

Основные принципы управления временем

Римский философ Сенека говорил, что время нужно делить на потраченное с пользой и бесполезное. Он записывал свои дела, чтобы оценить разные периоды жизни с точки зрения их заполненности. То есть мысли о необходимости тайм-менеджмента начали возникать более 2000 лет назад. Постепенно эта тема переходила от теории к практике и сейчас можно найти кучу книг, курсов и интенсивов, обещающих сделать из вас настоящего супергероя.

Перед тем как начинать жить по расписанию, стоит определиться, действительно ли вам это необходимо. Помимо учета, оптимизации и планирования важной частью тайм-менеджмента является мотивация. Поэтому решите, на что вы хотите потратить свободное время, когда оно появится. Затем попробуйте руководствоваться этими принципами:

Папка «Фото», Успеть все — 15 волшебных приемов тайм-менеджмента – Шерлок думает.

• «Допрашивайте» себя, когда беретесь за новое дело. Это касается любой задачи. Ответьте на вопросы:
  • Для чего я это делаю?
  • Почему именно я этим занимаюсь?
  • Почему это нужно выполнить прямо сейчас?
  • Почему я действую таким образом?

Так вы отсеете неважные и ненужные задачи, поймете можно ли их делегировать, определите срочность и выберете оптимальный способ работы.

• «Подружитесь» с планированием. Перед сном составляйте расписание на завтрашний день и обязательно закладывайте «временной резерв» на форс-мажоры. Четкий план поможет структурировать работу, отследить достижения и проанализировать ваши расходы времени. Вы сможете посчитать, сколько часов тратится на приоритетные задачи и на те, которые можно было делегировать

Интересно! Правильно составленный список действий способен увеличить вашу продуктивность на 25%.

• Формулируйте цели и разбивайте их на задачи. Ваши действия должны быть направлены на конкретный результат. Для формулировки локальных задач можно пользоваться принципом SMART, согласно которому цель должна быть:
  • конкретной;
  • измеримой;
  • достижимой;
  • актуальной;
  • ограниченной во времени.

То есть вы должны понимать: что нужно сделать, возможно ли это и поможет ли достичь желаемого, как измерить результат и в какое время нужно уложиться. Не пытайтесь хвататься за огромный проект без плана и разбивки на подзадачи.

• Расставляйте приоритеты. Начинайте день с самого сложного дела («слопайте лягушку на завтрак»), а потом переходите к остальным по мере их важности. Брайан Трейси считает, что этот метод поможет избавиться от эмоционального напряжения и начать еще быстрее выполнять более легкие задачи. Также можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра и разделить все задания на 4 группы:
  • срочные и важные;
  • не срочные, но важные;
  • не очень важные, но срочные;
  • несрочные и неважные.

Самый главный сектор матрицы – это важные несрочные дела. Здесь вы обдумываете, сохраняете спокойствие и действуете взвешенно. Они не должны перетекать в первую группу, где уже нужно тушить «пожары». Не очень важные, но срочные задания можно перепоручить подчиненным, а последний тип вообще вычеркнуть из ежедневного списка. Всегда соблюдайте последовательность действий. Когда вы бросаете дело и потом возвращаетесь к нему снова, ваша продуктивность снижается в 5 раз. Задумайтесь над автоматизацией монотонных задач.

• Научитесь фокусироваться и бороться с «пожирателями времени». Исключите из рабочего процесса игры, соцсети, телевизор и прочие отвлекающие факторы. Можно немного отдохнуть во время запланированного перерыва, но не каждые 10 минут.
• Анализируйте опыт и создавайте собственные правила. Изучайте и исправляйте свои ошибки. Разбирайте ситуации, в которых потеряли кучу времени. Учитывайте биоритмы. Находите фишки, которые повышают вашу продуктивность.
• Помните о принципе равновесия. Нельзя прыгнуть выше головы. Поэтому нет смысла работать до изнеможения. Вдохните, успокойтесь и составьте реальный список дел. Хватит переоценивать себя и дальше разгонять колесо, а то оно оторвется и улетит куда-то вместе с вами.
• Сохраняйте порядок. Это касается стола, костюма, деловых документов и всего, что вас окружает во время работы. Хаос мешает сосредоточиться и замедляет поиски нужных вещей.
• Минимизируйте беспокойство. Не переживайте о том, на что сейчас не можете повлиять. Лучше уделите время решению актуальных задач.
• Ищите мотивацию. Иначе ничего не получится.

А еще верьте в себя, не бойтесь учиться новому и не откладывайте первый шаг. Даже самая большая книга начинается с названия и первой строчки. Все получится! Особенно с простыми советами, о которых мы расскажем далее.

15 волшебных приемов тайм-менеджмента

Если вы дочитали до этого момента, значит точно хотите больше успевать, меньше уставать и, вообще, получать удовольствие от жизни. Вот 15 простых лайфхаков, которые вам точно помогут:

1. «Рассинхронизируйтесь с потоком». Не «катайтесь» на работу во время, когда это делают все. Лучше согласуйте с шефом приход и уход на час раньше. Этот же принцип касается отдыха в разгар сезона отпусков, покупок билетов и подарков перед праздниками. Зачем вам очереди, пробки и лишний стресс?
2. Перестаньте метаться между мелкими задачами. Вместо того, чтобы отвечать на каждое письмо, подождите пока их наберется 15-20 штук или проверяйте почту несколько раз в день. Не цепляйтесь за каждую мысль, которая пришла в голову. Запишите все идеи и потом разом обдумайте их. Вместо немедленного просмотра интересных статей, пользуйтесь сервисами отложенного чтения. Так вы будете меньше отвлекаться и реже бросать дела на полпути.
3. Делите рабочий день на блоки. Например, попробуйте систему Pomodoro: 25 минут трудимся и 5 минут отдыхаем. После трех таких блоков можно сделать 15-минутный перерыв. Это повысит ваш КПД и поможет вовремя восстанавливать силы.

4. Повесьте «светофор» на дверь кабинета. Купите или смастерите рамку, в которую можно будет вставлять кружочки разного цвета. Красный – не беспокоить! Желтый – заходить только со срочными вопросами. Зеленый – добро пожаловать.
5. Правило двух минут. Не откладывайте дела, которые можно выполнить за две минуты.
6. Визуализируйте. Если чего-то не понимаете или долго не можете решить сложную задачу, попробуйте создать ментальную карту, схему или иллюстрацию.

.

7. Просыпайтесь за пару часов до работы. Это позволит взбодриться, позавтракать, уделить время хобби или мелким бытовым проблемам.
8. Перестаньте надеяться на память. Блокноты и приложения более надежны в плане фиксации задач.
9. Правило MI3. Начинайте день с обязательного выполнения трех наиболее важных дел.

10. Планируйте прокрастинацию. Иногда можно дать волю лени и устроить день ничегонеделания.
11. Освойте метод слепой печати. Это увеличит скорость набора на 50 или даже 100%.
12. Не пейте кофе по привычке. Кофеин эффективен, когда нужно быстро получить приток энергии. Но пить кофе весь день не имеет смысла. Возможно, для вас это просто повод отвлечься от работы?
13. Планируйте свободное время. Подумайте, куда бы вам хотелось сходить, что посмотреть и купить. Это сделает вас более счастливым и мотивированным.

14. Найдите способы снижения стресса. Ходите в зал, читайте, слушайте музыку, общайтесь с друзьями и т.д. Это наполнит жизнь активностью и смыслом.
15. Правило Сейнфелда. Чтобы стать лучше в чем-то, нужна ежедневная практика. Это касается и тайм-менеджмента.

Почаще улыбайтесь, настройтесь на позитивный лад и поработайте над своими привычками. Помните, что цель управления временем – увеличить вашу продуктивность, а не количество рабочих часов. Оценивайте каждый день с точки зрения эмоционального состояния и эффективности. Подумаете о том, почему не успели сделать то или иное дело. Может, стоит уменьшить нагрузку или изменить стратегию поведения. Это позволит вам постепенно совершенствоваться и в итоге достичь желаемого результата.

Заключение

Используйте время с пользой и удовольствием. Помните о том, что его невозможно вернуть. Занимайтесь любимым делом, самосовершенствуйтесь и не забывайте про семью, отдых и друзей. Найдите точку равновесия и честно спросите себя о своих желаниях. Не бойтесь перемен и двигайтесь к исполнению мечты. Иногда бывает сложно, но мы сильные и все сможем!