Я все встигну: 3 техніки грамотної організації часу

Кожен з нас періодично задається питанням, чому в добі тільки 24 години. Мовляв, стільки справ і планів, а часу – мало. І найчастіше в цій метушні так втомлюєшся, що не залишається сил на себе: хобі, читання, спорт, особисте життя, милування природою …

А між тим є такі герої, які встигають все. І навіть більше. До слова, в їх добі теж 24 години. І це ті люди, які не просто знають таке красиве і нині популярне слово, як тайм-менеджмент, не просто час від часу відвідують модні курси, а можуть самоорганізуватися. Так-так, саме організувати себе. Причому з розумом, не перетворюючись на загнаного коня …

І ви знаєте, в цьому немає нічого надприродного. Ми спробували – і у нас вийшло. Ділимося перевіреними техніками і досвідом того, як встигати більше. На часі – для кожного!

Управління часом (а він – як вода) – базовий навик сучасної людини. І він йому – в силу скаженого темпу життя, глобального інформаційного перенасичення – вкрай необхідний. Тільки так сьогодні можна бути успішним і продуктивним, дотримуючись балансу між роботою та особистим життям

Підписуйтесь на наш Telegram-канал

Зміст

1. Матриця Ейзенхауера
2. Pomodoro
3. Сто блоків на день (100 BLOCKS A DAY)
4. Замість висновку

Також цікаво:

• Виклик на кожен місяць: як за рік повністю змінити себе і своє життя
• 8 звичок, які заважають жити краще

Матриця Ейзенхауера

Це один з найбільш популярних інструментів тайм-менеджменту. Його використовують як прості офісні працівники, так і керівники корпорацій зі світовою популярністю.

Основоположник матриці – Дуайт Девід Ейзенхауер, 34-й президент США. Обтяжений великою кількістю пов’язаних зі своєю діяльністю справ, він був змушений оптимізувати свій робочий графік і список виконуваних завдань. І ось ми користуємося його матрицею …

Вона буде актуальна для вас, якщо ви після насиченого завданнями дня частенько виявляєте, що до головного так і не приступили. Матриця Ейзенхауера допоможе в грамотній розстановці пріоритетів. Вона навчить відрізняти важливе від термінового, не надто термінове – від неважливого.

Блоків чотири:

1. Термінові і важливі завдання

Вони повинні бути виконані в обов’язковому порядку і в першу чергу. В ідеалі в робочому процесі цей квадрат залишається порожнім: важливі завдання закриваються до того моменту, як вони стають терміновими.

2. Не термінові, але важливі завдання

Тут знаходяться ті завдання, які допомагають в досягненні поставлених цілей. І вони теж не терплять відкладання, інакше переберуться в квадрат термінових і важливих, що вкрай не бажано.

3. Термінові, але неважливі завдання

Ті, які, відверто кажучи, можуть почекати. Написав старий друг, пролунав несподіваний телефонний дзвінок, колеги попросили про допомогу – протягом дня таких справ десятки. Виділяйте на них певний час або сміливо делегуйте, якщо у вас є така можливість.

4. Не термінові і неважливі завдання

А це і перегляд фото в соціальних мережах, і даремний інтернет-серфінг, і спілкування по телефону «ні про що». Так, цьому теж іноді потрібно приділяти час, але тільки тоді, коли все важливе вже зроблено.

Pomodoro

Її ще називають технікою усвідомлення часу або помідоровим тайм-менеджментом. Справа в тому, що винахідник Pomodoro, підприємець з 90-х Франческо Сірілл, контролював свій час за допомогою таймера у вигляді помідора – того самого приладу, який став бестселером у господинь, які готують строго за рецептом.

Pomodoro – техніка, яка допомагає сконцентруватися на задачі і оцінити, скільки часу ви витрачаєте на ту чи іншу роботу. Засікати його можна і на своєму смартфоні, використовуючи, як варіант, спеціальні додатки

Основний принцип техніки Pomodoro полягає в тому, що велика робота розділяється на дрібну, а на кожну задачу виділяється певний інтервал часу – «помідор». Між інтервалами передбачені короткі – п’ятихвилинні – перерви.

Мозок вчиться фокусуванню уваги на одному завданні і максимально повній концентрації під час коротких проміжків часу. Це і допомагає дотримуватися пріоритетних дедлайнів.

Серед переваг помідорної техніки відзначимо те, що вона дає можливість організувати робочий процес так, що він циклічний: ви працюєте короткими спринтами і з перервами. Це підтримує продуктивність на високому рівні, добре мотивує.

У помідорній техніці планування часу важлива регулярність

Як працювати з технікою Pomodoro:

1. Визначте завдання для виконання
2. Таймер (наприклад, будильник на смартфоні) поставте на 25 хвилин
3. Зосереджено працюйте над поставленим завданням (яке під силу виконати за цей час), поки він не спрацює
4. Поставте галочку «виконано» і відпочиньте 5-10 хвилин.

Після чотирьох послідовних «помідорів» допустима довга перерва на півгодини.

Зверніть увагу, що техніка повної 25-хвилинної концентрації не терпить відволікань. Вони викликають різке зменшення кількості продуктивності, особливо якщо ви були «на піку». Прийшло повідомлення, подзвонив телефон, захотілося чашечку чаю або кави – все це почекає. А то потім знову доведеться налаштовуватися на завдання, вникати в нього. Ви це і самі розумієте.

Варто сказати, що подібний контроль може бути важким тягарем для людей творчих професій: письменників, художників, дизайнерів, музикантів. Однак жорсткі тимчасові рамки вкрай необхідні в будь-якому середовищі, навіть самому креативному.

Якщо говорити про те, що може допомогти в освоєнні техніки помідорового тайм-менеджменту, це, перш за все, спеціальні додатки (iOS, Android, Windows), що дозволяють моніторити час, витрачений на роботу, з нагадуваннями про перерви кожні 25 хвилин. Є як безкоштовні, так і платні варіанти.

Сто блоків на день (100 BLOCKS A DAY)

А це скоріше не техніка, а вправа. І вона теж покаже вам картину того, чим ваш день наповнений.

Автор 100 BLOCKS A DAY – Тім Урбан, експерт в області прокрастинації. І ви знаєте, ця прокрастинація – постійне відкладання справ на потім – як хвороба. Доведено, що вона сприяє викиду гормону щастя дофаміну. Він робить відчуття (та й взагалі світ) яскравіше. Тому прокрастинація така приваблива.

А іноді вона – згубна. Всього одного погляду на сторінку в Instagram досить для того, щоб зависнути там надовго, споглядаючи цікаве життя віртуальних друзів. А справи і плани можна трохи відсунути на годину, два, на завтра або післязавтра. Якщо вам це знайомо і такий підхід має системний характер, пора терміново змінювати ситуацію.

Наприклад – за допомогою вправи Тіма Урбана. Він пропонує розділити день на 10-хвилинні блоки. У вас має вийти квадрат зі 100 блоків по 10 хвилин, адже в середньому у кожного з нас щодня є до 1 000 хвилин.

Кожній справі надайте свій колір. Нехай час в соціальних мережах буде зафарбовано червоним, витрачений на сімейне дозвілля – жовтим, на саморозвиток – зеленим тощо. Перший квадрат буде відображати ту картину, яку ви хотіли б бачити. А другий – реальність. Його зафарбовуйте, згадуючи вчорашній день. Впевнені, квадрати будуть відрізнятися …

Таким чином «Сто блоків на день» навчить ставитися до часу як до величини відчутної, і ви захочете заповнювати свій день усвідомлено.

Замість висновку

Безумовно, це далеко не всі техніки та інструменти тайм-менеджменту. І якщо ви почнете з малого, поставите метою управляти своїм часом, буквально контролювати своє життя, у вас все вийде.

На закінчення кілька важливих моментів, які прийшли в голову при роботі над собою.

Так, наприклад, дуже важливо враховувати свої біоритми. Інакше кажучи, не ламати себе, а прислухатися до себе. Тоді й робота буде в задоволення.

Якщо у вас пік працездатності припадає на другу половину дня, а не ранок, то далеко не факт, що вам буде комфортно працювати, наприклад, з технікою «Спочатку з’їжте жабу». Нею, пропонованою Брайаном Трейсі, відомим канадсько-американський мотиваційним оратором і автором таких бестселерів, як «З’їжте жабу! 21 спосіб навчитися встигати »,« Заробляй насправді »,« Психологія досягнень », активно користуються у всьому світі.

Або, можливо, для настрою на роботу ви потребуєте особливого ритуалу: дзвінка подрузі, чашечки латте, читання кількох сторінок улюбленої книги. Не варто ігнорувати свої потреби, тим більше що це дуже приємно.

Крім того, для порядку в справах і голові настійно рекомендуємо навести порядок, хоча б на робочому столі. Без жалю позбудьтеся мотлоху. Побачите, що навіть стане легше дихати.

І не забувайте відпочивати, зупиняючи себе, затриматися в офісі або взяти роботу додому, на вихідні. Навіть якщо вам здається, що сил ще повно. Краще залиште їх для сім’ї або на завтра.

Якщо рішенням робочих питань ви займаєтеся 24 години на добу і сім днів на тиждень, справжній відпочинок вам тільки сниться. Повірте, ретельно продумати розклад, в якому буде чітко визначено, скажімо, годину на дзвінки і робочу пошту і на відпочинок, дуже важливо. Як і дотримуватися його. Це допоможе ефективно «перезарядитися»

Нагадуйте собі, що вміння ефективно відпочивати – це запорука успіху. Причому не в меншій мірі, ніж уміння продуктивно працювати.

Не працюйте по вихідним. Виділіть хоча б один день на тиждень на «байдикування». Ну ладно, хоча б половину дня. Тільки майте на увазі, що домашні справи – прання, прасування, прибирання та приготування їжі – ті ж робочі завдання, що займають час і забирають сили. І вони, як ви напевно помітили, мають властивість накопичуватися до вихідних. На побут у суботу та неділю виділяйте мінімум часу. Для цього розплануйте завдання на будні. Відпочивши за вихідні організм віддячить високою продуктивністю і відмінним настроєм. Правда правда! перевірено

Успішні люди навчилися організовувати своє вечірнє дозвілля так, щоб отриманого запасу енергії вистачало на максимум продуктивності протягом всього наступного дня. Тому знаходьте час для рефлексії. І це – обов’язково.

Сильним фактором для змін в житті, для самопізнання і розвитку виступає традиція щоденної рефлексії. Це той час, коли ви можете подивитися збоку на свою роботу, на всю виробничу рутину і на себе. Не виключено, що побачивши багато в нових – вельми несподіваних – ракурсах

І для заряджаючих енергією хобі: розвиваючих, надихаючих, які допомагають мінімізувати наслідки стресу .Це – в’язання, шиття, будь-яке рукоділля, фотографія, читання, живопис рибалка – ваш неповторний світ. Отримуйте від нього задоволення!

А ще важливо – не просто важливо, а дуже важливо – знаходити час для спорту. Гуру особистої ефективності впевнені, що саме він дозволяє їм залишатися у формі, дає заряд бадьорості, життєву енергію для досягнення поставлених цілей.

Фізичні вправи стимулюють роботу мозку і вироблення ендорфінів – гормонів щастя. І нам – добре

Спорт підвищує витривалість, вчить долати перешкоди, буквально рости над собою, робить нас сильнішими, здоровішими. Зрештою, рух – це життя.

Активні фізичні вправи для багатьох людей, які зуміли домогтися успіху, стали джерелом натхнення. За їхніми словами, саме під час спорту народжувалися найкреативніші ідеї. Може, у вас буде так само.

Знаходьте годинку на ранкове, обіднє або вечірнє тренування. Якщо випав авральний тиждень, «відірвіться» на вихідні. Зовсім немає сил, виберіть в якості навантаження пілатес або йогу, хочеться активно порухатися – бокс або, наприклад, біг. Це класика енерговитратного кардіо. І краще, звичайно, на свіжому повітрі. Скоро весна – і ми, взуті в кросівки, відправимося на пробіжку в парк або на шкільний стадіон.

І останнє. Про розумне планування. Радимо заздалегідь готуватися до майбутнього дня, щоб пом’якшити будь-які стресові ситуації. Досить 5-10 хвилин перед сном. Подумки (або письмово) складіть план на день, приведіть в порядок папери, проранжируйте за важливістю завдання, а також визначтеся з гардеробом, тим, що будете надягати. Ну і не дуже пізно лягайте в ліжко. Тоді ранок не зможе застати вас зненацька і гарантовано буде добрим. Цього вам і бажаємо.

Що почитати по темі:

• «Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час », Джефф Сазерленд
• «Я знаю, як їй все вдається. Тайм-менеджмент успішніх жінок », Лора Вандеркам
• «З’їжте жабу! 21 спосіб навчитися встигати », Брайан Трейс
• «Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім», Нейл Фіоре
• «Магія тайм-менеджменту. Як все встигати і жити в своє задоволення », Лі Кокерелл
• «Супермен за звичкою. Як впроваджувати і закріплювати корисні навички », Тайнан