Секрети Excel для ще більш швидкої та зручної роботи

20 Березня, 2018, 07:15 10

Сьогодні складно знайти людину, а особливо офісного працівника, який би не використовував, а тим більше не чув, про таку функціональну і корисну програму як Excel. Її популярність легко пояснити – програма Excel володіє унікальною й величезною кількістю можливостей, які застосовні в безлічі сфер діяльності.

Досить сказати лише, що Excel активно застосовується інженерами, аналітиками, менеджерами, математиками, IT-шниками і багатьма-багатьма іншими, щоб зрозуміти його багатогранність і зручність. При цьому, деякі вибирають Excel за його точність, бо отриманий результат може бути точнішим, ніж на багатьох калькуляторах, інші – за його зручність, бо працювати з його продуманим інтерфейсом і підтримкою безлічі можливостей значно приємніше. Ми ж вважаємо, що популярність цієї програми зумовлена ​​ще й популярністю основного продукту – Windows, а Office відноситься до тих програм, як часто буває, які користувачі встановлюють в першу чергу.

Чому Excel такий важливий?

Секреты Excel 2

Більшість компаній дуже активно використовують можливості Excel у своїй роботі. Ми навіть знаємо найбільші компанії, в яких прайси, стратегічні розрахунки, плани, бюджети, ціноутворення, інтернет-магазини побудовані лише на основі Excel. Така методика для багатьох прийнятна через простоту управління і безліч можливостей. Це означає, що чим краще ви орієнтуєтеся в програмі, тим більше можливостей для себе і компанії можете відкрити. І ось саме про них ми і плануємо поговорити в нашій статті – цікаві і дуже корисні можливості Excel, про які дехто, можливо, не знає.

Якщо ви вже давно і активно використовуєте програму Excel, то для вас більшість рекомендацій можуть здатися простими або ж очевидними. Дана стаття розрахована, перш за все на тих, хто часто використовує програму для безлічі різних операцій, але як-небудь глибоко розібратися в її можливостях їм ще не довелося . Багато можливостей програми, навіть якщо ви вже давно почали нею користуватися, все одно залишаються не настільки очевидними і будуть для вас в новинку. Тому почнемо з простих, але важливих «істин».

Одним натисканням кнопки ви можете виділити всі клітинки

Секреты Excel 3

Багато функцій Excel не настільки очевидні, хоч і лежать на поверхні. Для досягнення одного і того ж результату ви можете використовувати як поєднання клавіш на клавіатурі, так і мишу, з її лівою, правою кнопками і навіть коліщатком. Одна з таких функцій – можливість виділити всі клітинки.

Всі ті, хто любить «гарячі клавіші» і взагалі активно використовує клавіатуру при роботі з комп’ютером, можуть використовувати поєднання клавіш Ctrl + A, яке працює не тільки в Excel, а майже в будь-якому додатку Windows. Для прихильників же проробляти більшість функцій мишею, простіше буде натиснути на «клітинку», в якій поєднуються найменування стовпців і рядків.

Відкривайте стільки файлів одночасно, скільки потрібно

Секреты Excel 4

Коли вам необхідно відкрити відразу декілька файлів Excel, що знаходяться поруч в папці або на робочому столі, просто виділіть їх всі і натисніть Відкрити. Зробити це можна за допомогою клавіші Enter або ж через контекстне меню, яке викликається правою кнопкою миші, і пункт «Відкрити».

Знову ж – вибирайте найбільш зручний стиль роботи – або мишею, або клавіатурою, але в будь-якому випадку, якщо ви відкриваєте 2 і більше фалів, то такий спосіб заощадить час. Особливо якщо цей процес повторюється щодня.

Дуже зручне перемикання між таблицями

Секреты Excel 5

В операційній системі Windows є можливість перемикатися між відкритими вікнами сполученням клавіш Alt + Tab на клавіатурі. Цей функціонал дозволить вам не тільки перемикатися на іншу відкриту таблицю, але й взагалі інше відкрите вікно (папку, програму тощо). Дана можливість, часто, як корисна, так і незручна, тому що ви випадково можете відкрити не те вікно, яке вам потрібно. Особливо ця проблема стає явною, коли у вас відкрито безліч вікон, на вашому комп’ютері.

Якщо ж необхідність перемикання вікон обмежена лише роботою з таблицями Excel, в яких вам необхідно по черзі працювати, то вам безсумнівно краще підійде поєднання клавіш Ctrl + Tab. Саме це поєднання клавіш дозволить перемикатися лише за таблицями, не перестрибуючи на інші вікна, а значить найбільш зручно буде допомагати вам в роботі.

Все, що вам може бути потрібно в панелі швидкого доступу

Секреты Excel 6

Подібно до того, як це зроблено у Windows, де поруч з кнопкою «Старт» розташована панель швидкого доступу, в Excel є аналогічна область. Спочатку вона розташована у верхній частині вікна, над вкладками і в ній лише три можливості. Однак, це дуже легко налаштувати, перейшовши в розділ Файл – Параметри, а потім вибравши пункт Панель швидкого доступу. У цьому розділі ви зможете додати будь-які функції в швидкий доступ, щоб завжди легко скористатися ними.

До речі, так само ви можете змінити і саму стрічку функцій Excel, зробивши тонке налаштування під свої завдання й потреби. Просто так ми цього робити не рекомендуємо (тому що звичне розташування всіх елементів управління полегшує пошук потрібної функції програми), проте, якщо в цьому є необхідність, то перейдіть на пункт вище від Панель швидкого доступу.

Поділ клітинки діагональними лініями

Секреты Excel 7

У деяких випадках, що стосуються красивого і зручного оформлення таблиці, вам може стати в нагоді можливість розділити клітинку по діагоналі лінією. Особливо зручно це буде в суміжних клітинках, які мають позначення, наприклад, і для стовпців, і для рядків. Також, таким чином, зручно буде розділити час, дату або інші необхідні значення в клітинці.

Зробити це можна кількома способами – натиснувши правою кнопкою миші на необхідне поле і вибрати Формат клітинок і потім перейдіть у вкладку Межі. Або ж натисніть на знайомий всім значок вибору меж клітинки і виберіть в самому низу Інші межі, потрапивши в аналогічне меню. У ньому ви вже зможете налаштувати будь-які складні межі всіх клітинок, включаючи і діагональний їх поділ.

Вставляйте будь-яку кількість клітинок всюди де зручно

Секреты Excel 8

Часто, створивши якусь таблицю і почавши її заповнювати, з’ясовується, що нам необхідно додати ще кілька рядків, стовпців або просто клітинок. Коли вам потрібно вставити лише одну з них, то це ще більш-менш зрозуміло – натискаєте праву кнопку і вибираєте Вставити. Але коли справа стосується кількох клітинок, то багато хто губляться, що робити.

Процедура повністю аналогічна і відрізняється лише тим, що вам потрібно виділити кількість клітинок, які ви хочете вставити (якщо ви хочете вставити цілі стовпці або рядки, то виділення слід проводити на самих назвах полів і стовпців). Виділивши, наприклад, десять клітинок у потрібному напрямку (по рядках або по стовпцях) ви натискаєте праву кнопку миші і вибираєте Вставити. Після цього вам потрібно вибрати метод, яким чином буде відбуватися вставка – із зсувом лише клітинок у цьому стовпці або колонці, або ж це торкнеться всієї таблиці, додавши в неї нові рядки або стовпці.

Поки ви це просто читаєте, це може бути не дуже зрозуміло – просто спробуйте це зробити, і ви відразу зрозумієте, рухаючись по інструкції. Також, якщо ви хочете вставити не порожні клітинки, а якісь заповнені (наприклад, з іншої таблиці), то ви їх виділяєте і копіюєте, а потім, натискаючи в місці вставки праву кнопку миші, вибираєте Вставити скопійовані клітинки.

Excel дає дуже гнучкі можливості по здійсненню однієї й тієї ж дії різними способами. Саме тому цю ж процедуру можна робити різними способами – для вставки десяти, наприклад, порожніх клітинок, ви можете як виділити ці 10 клітинок поверх потрібних вам, відрахувавши 10 штук з того місця, де вони повинні вставлятися і натиснувши Вставити. Або ж зробити копіювання порожніх клітинок в будь-якому місці поруч і натиснути Вставити скопійовані клітинки – результат буде один і той самий.

Швидке переміщення даних

Секреты Excel 9

Коли вам буде потрібно швидко перемістити кілька клітинок в інше місце в таблиці, то ви можете просто виділити їх і, підвівши курсор до краю межі виділення, дочекавшись, поки він змінить форму, просто перетягніть їх. Аналогічну дію можна зробити, не вирізаючи інформацію з першоджерела, а лише скопіювавши її – в цьому випадку всі дії аналогічні вищенаписаному, тільки при переміщенні утримуйте Ctrl.

Позбавтеся від пробілів в даних

Секреты Excel 9а

Найбільш неприємна ситуація, що псує не лише зовнішній вигляд, але і багато формул, це порожні клітинки у вашій таблиці. З’являтися вони можуть після деяких імпортів або складання складних таблиць. Щоб позбутися, наприклад,  рядків, що містять пусту клітинку, просто натисніть фільтр над тим стовпцем де вони з’являються і в умовах фільтру виберіть відобразити тільки порожні клітинки. Після цього, ви можете видалити їх, виділивши, а потім повернути фільтр в початковий стан – відображати все.

Хороші прийоми для пошуку

Секреты Excel 10

Для того, щоб почати пошук по вмісту таблиці, вам досить натиснути на кнопку Знайти і виділити в розділі Редагування або ж поєднання клавіш Ctrl + F. Але що як ви не знаєте точної назви клітинки/клітинок, що треба знайти?

У цьому випадку вам допоможуть спеціальні символи, які створені для розширення можливостей пошуку. Символ ? допомагає знайти слово з одним невідомим символом, замість якого і ставиться знак питання. Це допоможе вам в пошуку даних, що відрізняються лише на один символ, а для тих значень, в яких вам точно відома лише частина, а решта вмісту шуканої клітинки може бути різною, допоможе символ * (астеріск), який замінює будь-яку кількість символів.

У тих випадках, коли вам необхідно буде знайти значення, що містять саме ці символи – астеріск і знак питання, то перед ними необхідно буде поставити Тильду ~. Таким чином пошукова машина зрозуміє, що ви хочете шукати саме символ, наступний за тильдою, а не застосовувати його в якості фільтра пошуку.

Контроль необхідних значень

Секреты Excel 11

Один із способів контролювати значення, що вводяться, які повинні відповідати певним критеріям – діапазону або точному значенню, це встановити перевірку даних. Включити цю функцію можна у вкладці Дані – розділ Робота з даними – Перевірка даних. Перед вами відкриється вікно, в якому ви можете вказати критерії по вибору значень. Наприклад, ви знаєте, що дата, яка вводиться, не повинна перевищувати певне значення або ж вік персоналу повинен відповідати встановленим нормам. Ви ставите відповідний критерій – дата або ціле число. Потім встановлюєте початковий і кінцевий діапазон для контролю цих значень (можна вказати точне значення, значення «не більше ніж ..» чи «не менше ніж ..» і т.д.).

Надалі, вся інформація, що вводиться в контрольованих клітинках, стовпчиках або рядках буде перевірятися згідно заданих критеріїв і в разі невідповідності їм, буде виводитися повідомлення про помилку.

Швидка навігація за допомогою клавіатури

Секреты Excel 12

Способів переміщення за таблицями і вибору певних даних існує величезна  кількість. Однак, один з найпростіших і тих, які можуть стати в нагоді всім, є навігація за допомогою Ctrl. Найпростіший спосіб переміститися в кінець таблиці, це затиснути Ctrl і додати відповідну напрямку переміщення клавішу з потрібною стрілкою. Таким чином, ваш курсор зрушиться на найостаннішу клітинку рядка або стовпця в певній таблиці. Якщо поруч є сусідня таблиця – повторюйте так, поки не досягнете потрібної вам.

Перевести значення зі стовпців в рядки і навпаки

Секреты Excel 13

Дана операція носить назву транспонування. І дуже часто, люди ламають голову як  перевести значення з однієї площини в іншу. Найчастіше, користувачі Excel, які не хочуть морочитися, просто переписують ці значення вручну. Однак, є простіший і більш грамотний спосіб для даної дії.

Вам достатньо скопіювати всі ті значення, які ви хочете перевести в іншу площину. Потім встановити курсор на першій клітинці, де повинні будуть розташовуватися ці значення в новому напрямку і натиснути праву кнопку миші. Вибравши відповідний значок в параметрах вставки, ви просто скопіювали всі значення, але вже в такому як вам потрібно напрямку.

Сховайте непотрібні стовпці і рядки

Секреты Excel 14

Напевно ви помічали, що будь-який стовпець або рядок в Excel можна зменшити в розмірі майже до непомітного значення, пересуваючи його межі. Це потрібно, наприклад, коли в клітинках міститься цінна, але проміжна інформація та її відображення постійно не потрібно.

Для того, щоб приховувати і показувати такі клітинки лише натисненням однієї клавіші, придумано пункт Приховати і Показати, який присутній в контекстному меню, при натисканні правої кнопки миші. Можна завжди з легкістю приховати безліч розділів, щоб вони не відволікали увагу, і потім так само легко повертати їх – по суті, вони просто стискаються до мінімуму, це видно по нумерації рядків і стовпців, які передують їм і йдуть після них.

Легко поєднуйте текстові значення клітинок

Секреты Excel 15

Щоб не шукати складну формулу, абсолютно незрозумілу і заховану, ви можете просто «скласти» всі клітинки, використовуючи знак & замість +. Подібно до того, як ви складаєте числа, використовуючи формулу, ви можете вчинити з текстом. Виберіть клітинку, в якій має міститися об’єднана назва з інших клітинок і введіть знак =. Після цього, натискайте на кожну клітинку мишкою, яку ви хочете додати в складовий текст, чергуючи їх всі символом & і ви отримаєте довге словосполучення, яке вам необхідно.

Можете ще зробити окрему клітинку, де поставите знак пробілу, і додавайте його кожного разу, коли це буде потрібно.

Форматування регістра тексту

Секреты Excel 16

Часто буває так, що вам потрібно відформатувати регістр значень, що містяться у вас у клітинках. Це означає, що вам, наприклад, не потрібні великі літери в таблицях, які тільки відволікають, а влаштовують прописні. Тоді вам просто потрібно вибрати місце, куди ви вставите відформатований текст, затиснувши у відповідній стартовій клітинці = і написавши СТРОЧН, для написання тексту малими літерами, ПРОПИСН, для прописних і ПРОППОЧ, для написання лише першої літери великою. Слідом, в дужках, вкажіть клітинку або клітинки, які потрібно відформатувати і «протягніть» цю формулу або скопіюйте на всі сусідні або необхідні клітинки.

Нулі в початковому порядку значень

Секреты Excel 17

Коли вам, з якихось причин, потрібно створювати цифрові значення з нулями  на початку, то найпростіший спосіб для цього, це використовувати апостроф перед кожним значенням. Таким чином, програма буде розуміти, що ви навмисне ставите всі цифри і їх не потрібно видаляти.

Другий спосіб, який дає аналогічний результат, це перетворити заздалегідь обраний діапазон клітинок в текстовий, а залік писати відразу у потрібному для вас форматі.

Зміст рядка стану

Секреты Excel 18

Внизу кожного вікна Excel ви бачите рядок стану – на ньому відображається дуже корисна інформація, начебто середнього значення, кількості виділених клітинок, сума виділених значень. Також там періодично відображається маса іншої корисної інформації, якої може бути, як багато для вас, так і мало. Для додавання або видалення зайвих пунктів, які відображаються в рядку стану, натисніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть потрібні саме вам.

Іменування листів в таблиці

Секреты Excel 19

Щоб замінити всі стандартні назви кожного листа у вашій таблиці, замість Лист1, Лист2 і т.д. на якісь більш інформативні, просто натисніть два рази на кожному з них, щоб отримати доступ до редагування його назви. Це найпростіший спосіб для даної дії, і він часто буває потрібен.

Ми розглянули з вами безліч різних хитрощів, якими багата програма Excel. Безумовно, це лише тисячна частина тих можливостей, які пропонує вам цей чудовий програмний продукт, однак, у міру необхідності і відповідно до потреб, ви їх всі вивчите. Навіть не сумнівайтеся!

Джерела фото:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не забудь поделиться с друзьями:

49188 1 cookie-check Секрети Excel для ще більш швидкої та зручної роботи

Додати коментар

Такий e-mail вже зареєстровано. Скористуйтеся формою входу або введіть інший.

Ви вказали некоректні логін або пароль

Вибачте, для коментування необхідно увійти.

1 коментар

за хронологією
за рейтингом спочатку нові за хронологією

Читайте також:

Як врятуватися від спеки влітку? Підготувати кондиціонер навесні!
20 Березня, 2018, 02:35 138 10

Хто любить спеку? Ніхто не любить спеку. Ну, крім всяких різних ящірок та змійок, звичайно, яких мухами не годуй, дай на розпеченому камінці поніжитися. А...
Смотреть результаты

Ефективні методи очищення диска у Windows

  Навіть жорсткий диск з найбільшим обсягом здатний, рано чи пізно, заповнюватися повністю. Як же знайти додаткове місце під установку нових програм? Завдяки тому, що...
Смотреть результаты

Кращі способи звільнити місце на Android-смартфоні - Блог Comfy!

Локальна пам’ять будь-якого з гаджетів не гумова і має властивість рано чи пізно закінчуватися. Як же нам звільнити потрібний простір? На скільки б не був...
Смотреть результаты

Дякую!

Тепер редактори знають.