Розстановка пріоритетів
Серед неосяжного списку справ складно вибрати для виконання саме ті, які наближають вас до цілей, і при цьому не забути про заняття для душі. Йтиметься про розстановку пріоритетів. Будемо обговорювати, як вибрати завдання, виконання яких дозволить сказати: «Я сьогодні молодець». Спочатку вирішимо, що робити перед розстановкою пріоритетів і розглянемо кілька способів зробити це з мінімумом вкладень зусиль і часу.
Зміст статті
Розберемося з термінологією. Слово priority ( «пріоритет») не мало форми множини, коли з’явилося в англійській мові в XV столітті. Пріоритет може бути тільки один. Так тривало протягом п’яти століть, але сьогодні ми вже розставляємо «пріоритети» і не бачимо в цьому ніякого протиріччя.
Пріоритетом має бути найважливіша на сьогодні справа, виконання якої подарує відчуття задоволення і впевненість, що день пройшов не даремно. Проблема в тому, що ми не обмежуємося однією сферою діяльності: є робота, особисте життя, хобі, сторонні проєкти… Кожну зі сфер необхідно підтримувати і просувати. Звідси і з’являються списки справ на 5-7 пунктів мінімум. Як же бути впевненим, що заплановане на сьогодні — найважливіше?
Щоб уникнути плутанини, давайте вважати, що розстановка пріоритетів в нашому випадку означає формування нескінченного списку справ таким чином, щоб було зрозуміло, що робити в першу чергу, а що може почекати.
Починаємо роботу
Що зробити для початку? А для початку треба написати список своїх справ, якщо у вас такого ще немає. Хоча б те, що згадаєте і що горить. Взагалі записувати — це найуніверсальніша порада на всі часи. Якщо ви хочете робити щось одне для того, щоб все встигати і нічого не забувати, робіть одну просту дію: достатньо все записувати. Відразу. Абсолютно всі вхідні завдання, ідеї, думки і весь цей шум. Тому і для розстановки пріоритетів треба виписати свої справи, щоб було з чим працювати.
Мова зараз не зовсім про звичний невеликий список на день. Якщо у вас, як у будь-якої живої людини, є певний борг перед собою і оточуючими, він напевно не перенесений у зовнішнє джерело, а свербить безперервно десь на підкірці. Це можуть бути не термінові, але обов’язкові справи, усілякі бажання та «коли-небудь», мрії зайнятися черговим хобі, завдання, які ви постійно відкладаєте… Виписати їх допоможе метод «гачків». Це такий список сфер і галузей життя, який допомагає згадати все, що є для вас фоновим шумом. Спробуйте пошукати в інтернеті список «гачків» і пройдіться по ньому. Це допоможе звільнити «оперативну» пам’ять мозку: він перестане дбати про те, щоб ви не забули якесь дрібне доручення і звільнить ресурс для виконання важливих завдань. Ви відчуєте зміни на фізичному рівні: стане, як то кажуть, легше дихати.
Методи розстановки пріоритетів
Тепер, коли у нас перед очима список справ і є над чим працювати, спробуємо вибрати з нього дійсно цінні справи. Є кілька методів, за якими розставляються пріоритети і визначається важливість.
АВС або АБВГД
Метод простий, як олівець. Беремо список справ. Навпроти кожної справи ставимо букву: А — якщо справа важлива і аж горить, В — якщо може почекати і С — для тих, які не мають дедлайну або про які нас ніхто не запитає. Якщо у вас більше категорій справ, тоді знадобиться більше букв. Виконувати починаємо ті справи, які позначені літерою А.
На одній з минулих робіт мене підвищили і з цієї причини навалилося безліч завдань. На перших порах на посаді я просто губилася і не розуміла, що робити спочатку, а що потім, як цей потік взагалі регулювати. На щастя, у мене була чудова керівниця, до якої я прийшла і ми буквально за п’ять хвилин ось таким способом розкидали з нею всі мої завдання. Я вийшла з абсолютним розумінням, до чого зараз приступати і що мене чекає далі. Здоровське відчуття.
Матриця Ейзенхауера
Названа матриця дійсно в честь Дуайта Ейзенхауера, 34-ого президента США, військового і політичного діяча. Створив систему він, а популярною матриця стала після того, як її згадав у своїй книзі «7 навичок високоефективних людей» Стівен Кові.
Принцип полягає в тому, щоб розділити всі справи на чотири категорії: важливі і термінові, важливі і не термінові, термінові і не важливі, не термінові і не важливі. Можливо, ви бачили де-небудь систему координат з осями важливості і терміновості. В її квадрантах якраз і розташовуються категорії.
Спочатку робимо важливі і термінові справи і згодом стежимо за тим, щоб в цьому квадраті взагалі не з’являлося справ. Це ті справи, які треба робити обов’язково, інакше трапиться щось погане і / або непоправне.
Важливі і не термінові справи — це завдання, які наближають вас до цілей (інакше ви б не помістили їх в квадрат «важливі»), але у вас є достатньо часу, щоб їх якісно відпрацювати. Таких завдань, відповідно до системи, має бути більшість.
Не важливі, але термінові справи — це розмови, листування і завдання, які тільки заважають. Краще їх делегувати, передавати або уникати, якщо це марна нарада, наприклад.
Не важливі і не термінові справи — система пропонує їх просто викидати, викреслювати. Або ж відкласти на невизначений термін, поки ви займаєтеся поточними актуальними справами.
Олімпійський спосіб
Відмінний спосіб, якщо не знаєте, за що хапатися і очі буквально розбігаються. Він полягає в скороченні варіантів вибору. Якщо у вас є десять завдань, треба вибрати вісім, які потрібно зробити раніше або до них просто лежить душа. Потім відкидаємо ще два завдання, залишається шість. З шести вибираємо наступні чотири. І так, поки не залишиться одне.
Коли користуюся таким способом, можу зупинитися і на двох-чотирьох першочергових завданнях. Головне, щоб список був підйомним і не викликав паніки при погляді на нього.
Взаємний вплив
Пам’ятайте, ми з вами складали список справ? Для використання техніки взаємовпливу його теж треба скласти, але в цей раз особливим способом: вроздріб по всьому аркушу, не дотримуючись структури і логіки.
Після цього треба знайти взаємозалежні один від одного завдання і з’єднати їх стрілками. Наприклад, ви не можете отримати документ про прописку, поки на руках не буде ID-карти. Значить, спочатку треба зробити карту, а для цього записатися в електронну чергу. Або вам потрібно спочатку дочекатися інформацію з сусіднього відділу, щоб зробити квартальний звіт.
Таким чином буде видно, які завдання можна розпочати вже тепер, а які вимагають підготовки. Ви можете визначити межі свого впливу на виконання тих чи інших справ, а в такій ситуації тривожність від безлічі навислих питань значно зменшиться.
Квадрат Декарта
Техніка вимагає детального опрацювання і вам знадобиться більше часу, ніж просто «розкидати» завдання. Тому вона підходить для важливих рішень, вплив яких окреслено життям, добробутом, кар’єрою. Також методику можна застосовувати для глобальних цілей з великим горизонтом планування: рік і більше.
Виділіть слот часу від години і проведіть його в місці, де вас не будуть відволікати.
Дайте відповідь на чотири питання в розрізі тієї мети або завдання, яке вибрали, але сумніваєтеся в його реалізації:
- Що трапиться, якщо я зроблю це?
- Що станеться, якщо не зроблю це?
- Чого не трапиться, якщо я зроблю це?
- Чого не станеться, якщо не зроблю?
Таким чином ви дозволите собі помріяти, пофантазувати і навіть передбачити можливі ризики. Цінна робота перед важливим вибором, так як отримана інформація дозволить поглянути на можливості під іншим кутом.
Після того, як ви визначилися, до яких завдань можна приступати в першу чергу, подивіться на них через призму закону Парето, згідно з яким 20% зусиль приносять 80% результату. П’ята частина завдань, що стоять перед вами, принесуть набагато більше користі, якщо приділити їм максимальну увагу. Які це завдання?
Вдумлива підготовча робота багато в чому визначає, наскільки успішним буде запланований період. Спробуйте використовувати перераховані техніки в щоденній роботі або довгостроковому плануванні — і ви переконаєтеся, як легко і ефективно можна побудувати робочий або навчальний процес завдяки впевненості в тому, що ваш фокус уваги спрямований на дійсно важливі завдання.
Читайте також:
