Серед неосяжного списку справ складно вибрати для виконання саме ті, які наближають вас до цілей, і при цьому не забути про заняття для душі. Йтиметься про розстановку пріоритетів. Будемо обговорювати, як вибрати завдання, виконання яких дозволить сказати: «Я сьогодні молодець». Спочатку вирішимо, що робити перед розстановкою пріоритетів і розглянемо кілька способів зробити це з мінімумом вкладень зусиль і часу.
Чохол для смартфону Armorstandart OneFold Case for Samsung A05 (A055) Dark Blue (ARM72634)
399 грн
КупитиЗахисне скло для смартфона 2E for Apple iPhone 13 Pro Max (6.7") 2.5D FCFG (1 Pack) Black Border (2E-IP-13M-6.7-SMFCFG-BB)
199 грн
КупитиЧохол для смартфону Harder Snake Pattern for Apple iPhone 15 Pro Max Grey Silver (ARM76804)
999 грн
КупитиЗміст статті
Розберемося з термінологією. Слово priority ( «пріоритет») не мало форми множини, коли з’явилося в англійській мові в XV столітті. Пріоритет може бути тільки один. Так тривало протягом п’яти століть, але сьогодні ми вже розставляємо «пріоритети» і не бачимо в цьому ніякого протиріччя.
Пріоритетом має бути найважливіша на сьогодні справа, виконання якої подарує відчуття задоволення і впевненість, що день пройшов не даремно. Проблема в тому, що ми не обмежуємося однією сферою діяльності: є робота, особисте життя, хобі, сторонні проєкти… Кожну зі сфер необхідно підтримувати і просувати. Звідси і з’являються списки справ на 5-7 пунктів мінімум. Як же бути впевненим, що заплановане на сьогодні — найважливіше?
Щоб уникнути плутанини, давайте вважати, що розстановка пріоритетів в нашому випадку означає формування нескінченного списку справ таким чином, щоб було зрозуміло, що робити в першу чергу, а що може почекати.
Що зробити для початку? А для початку треба написати список своїх справ, якщо у вас такого ще немає. Хоча б те, що згадаєте і що горить. Взагалі записувати — це найуніверсальніша порада на всі часи. Якщо ви хочете робити щось одне для того, щоб все встигати і нічого не забувати, робіть одну просту дію: достатньо все записувати. Відразу. Абсолютно всі вхідні завдання, ідеї, думки і весь цей шум. Тому і для розстановки пріоритетів треба виписати свої справи, щоб було з чим працювати.
Мова зараз не зовсім про звичний невеликий список на день. Якщо у вас, як у будь-якої живої людини, є певний борг перед собою і оточуючими, він напевно не перенесений у зовнішнє джерело, а свербить безперервно десь на підкірці. Це можуть бути не термінові, але обов’язкові справи, усілякі бажання та «коли-небудь», мрії зайнятися черговим хобі, завдання, які ви постійно відкладаєте… Виписати їх допоможе метод «гачків». Це такий список сфер і галузей життя, який допомагає згадати все, що є для вас фоновим шумом. Спробуйте пошукати в інтернеті список «гачків» і пройдіться по ньому. Це допоможе звільнити «оперативну» пам’ять мозку: він перестане дбати про те, щоб ви не забули якесь дрібне доручення і звільнить ресурс для виконання важливих завдань. Ви відчуєте зміни на фізичному рівні: стане, як то кажуть, легше дихати.
Тепер, коли у нас перед очима список справ і є над чим працювати, спробуємо вибрати з нього дійсно цінні справи. Є кілька методів, за якими розставляються пріоритети і визначається важливість.
Метод простий, як олівець. Беремо список справ. Навпроти кожної справи ставимо букву: А — якщо справа важлива і аж горить, В — якщо може почекати і С — для тих, які не мають дедлайну або про які нас ніхто не запитає. Якщо у вас більше категорій справ, тоді знадобиться більше букв. Виконувати починаємо ті справи, які позначені літерою А.
На одній з минулих робіт мене підвищили і з цієї причини навалилося безліч завдань. На перших порах на посаді я просто губилася і не розуміла, що робити спочатку, а що потім, як цей потік взагалі регулювати. На щастя, у мене була чудова керівниця, до якої я прийшла і ми буквально за п’ять хвилин ось таким способом розкидали з нею всі мої завдання. Я вийшла з абсолютним розумінням, до чого зараз приступати і що мене чекає далі. Здоровське відчуття.
Названа матриця дійсно в честь Дуайта Ейзенхауера, 34-ого президента США, військового і політичного діяча. Створив систему він, а популярною матриця стала після того, як її згадав у своїй книзі «7 навичок високоефективних людей» Стівен Кові.
Принцип полягає в тому, щоб розділити всі справи на чотири категорії: важливі і термінові, важливі і не термінові, термінові і не важливі, не термінові і не важливі. Можливо, ви бачили де-небудь систему координат з осями важливості і терміновості. В її квадрантах якраз і розташовуються категорії.
Спочатку робимо важливі і термінові справи і згодом стежимо за тим, щоб в цьому квадраті взагалі не з’являлося справ. Це ті справи, які треба робити обов’язково, інакше трапиться щось погане і / або непоправне.
Важливі і не термінові справи — це завдання, які наближають вас до цілей (інакше ви б не помістили їх в квадрат «важливі»), але у вас є достатньо часу, щоб їх якісно відпрацювати. Таких завдань, відповідно до системи, має бути більшість.
Не важливі, але термінові справи — це розмови, листування і завдання, які тільки заважають. Краще їх делегувати, передавати або уникати, якщо це марна нарада, наприклад.
Не важливі і не термінові справи — система пропонує їх просто викидати, викреслювати. Або ж відкласти на невизначений термін, поки ви займаєтеся поточними актуальними справами.
Відмінний спосіб, якщо не знаєте, за що хапатися і очі буквально розбігаються. Він полягає в скороченні варіантів вибору. Якщо у вас є десять завдань, треба вибрати вісім, які потрібно зробити раніше або до них просто лежить душа. Потім відкидаємо ще два завдання, залишається шість. З шести вибираємо наступні чотири. І так, поки не залишиться одне.
Коли користуюся таким способом, можу зупинитися і на двох-чотирьох першочергових завданнях. Головне, щоб список був підйомним і не викликав паніки при погляді на нього.
Пам’ятайте, ми з вами складали список справ? Для використання техніки взаємовпливу його теж треба скласти, але в цей раз особливим способом: вроздріб по всьому аркушу, не дотримуючись структури і логіки.
Після цього треба знайти взаємозалежні один від одного завдання і з’єднати їх стрілками. Наприклад, ви не можете отримати документ про прописку, поки на руках не буде ID-карти. Значить, спочатку треба зробити карту, а для цього записатися в електронну чергу. Або вам потрібно спочатку дочекатися інформацію з сусіднього відділу, щоб зробити квартальний звіт.
Таким чином буде видно, які завдання можна розпочати вже тепер, а які вимагають підготовки. Ви можете визначити межі свого впливу на виконання тих чи інших справ, а в такій ситуації тривожність від безлічі навислих питань значно зменшиться.
Техніка вимагає детального опрацювання і вам знадобиться більше часу, ніж просто «розкидати» завдання. Тому вона підходить для важливих рішень, вплив яких окреслено життям, добробутом, кар’єрою. Також методику можна застосовувати для глобальних цілей з великим горизонтом планування: рік і більше.
Виділіть слот часу від години і проведіть його в місці, де вас не будуть відволікати.
Дайте відповідь на чотири питання в розрізі тієї мети або завдання, яке вибрали, але сумніваєтеся в його реалізації:
Таким чином ви дозволите собі помріяти, пофантазувати і навіть передбачити можливі ризики. Цінна робота перед важливим вибором, так як отримана інформація дозволить поглянути на можливості під іншим кутом.
Після того, як ви визначилися, до яких завдань можна приступати в першу чергу, подивіться на них через призму закону Парето, згідно з яким 20% зусиль приносять 80% результату. П’ята частина завдань, що стоять перед вами, принесуть набагато більше користі, якщо приділити їм максимальну увагу. Які це завдання?
Вдумлива підготовча робота багато в чому визначає, наскільки успішним буде запланований період. Спробуйте використовувати перераховані техніки в щоденній роботі або довгостроковому плануванні — і ви переконаєтеся, як легко і ефективно можна побудувати робочий або навчальний процес завдяки впевненості в тому, що ваш фокус уваги спрямований на дійсно важливі завдання.