Расстановка приоритетов
Среди необъятного списка дел сложно выбрать для выполнения приближающие вас к целям, и при этом не забыть о занятиях для души. Речь пойдет о расстановке приоритетов. Будем обсуждать, как выбрать задачи, выполнение которых позволит сказать: «Я сегодня молодец». Сначала решим, что делать перед расстановкой приоритетов и рассмотрим несколько способов сделать это с минимумом вложений усилий и времени.
Содержание статьи
Разберемся с терминологией. Слово priority («приоритет») не имело формы множественного числа, когда появилось в английском языке в XV веке. Приоритет может быть только один. Так продолжалось в течение пяти веков, но сегодня мы уже расставляем «приоритеты» и не видим в этом никакого противоречия.
Приоритетом должно быть самое важное на сегодня дело, выполнение которого подарит чувство удовлетворения и ощущения, что день прошел не зря. Проблема в том, что мы не ограничиваемся одной сферой деятельности: есть работа, личная жизнь, хобби, сторонние проекты… Каждую из сфер необходимо поддерживать и продвигать. Отсюда и появляются списки дел на 5-7 пунктов минимум. Как же быть уверенным, что запланированное на сегодня — самое важное?
Во избежание путаницы давайте считать, что расстановка приоритетов в нашем случае — это означает сформировать наш бесконечный список дел таким образом, чтобы было понятно, что делать в первую очередь, а что может подождать.
Начинаем работу
Что сделать для начала? А для начала надо написать список своих дел, если у вас такого списка еще нет. Хотя бы то, что вспомните и что горит. Вообще записывать — это самый универсальный совет на все времена. Если вы хотите делать что-то одно для того, чтобы все успевать и ничего не забывать. Одно простое действие: достаточно все записывать. Сразу. Абсолютно все входящие задачи, идеи, мысли и весь этот шум. Поэтому и для расстановки приоритетов надо выписать свои дела, чтобы было с чем работать.
Речь сейчас не совсем о привычном нам небольшом списке на день. Если у вас, как у любого живого человека, есть некоторый долг перед собой и окружающими, он наверняка не перенесен на внешний источник, а зудит непрерывно где-то на подкорке. Это могут быть не срочные, но обязательные дела, всякие желания, всевозможные «когда-нибудь», мечты заняться очередным хобби, задачи, которые вы постоянно откладываете… Выписать их поможет метод «крючков». Это такой список сфер и областей жизни, который помогает вспомнить все, что является для вас фоновым шумом. Попробуйте поискать в интернете список «крючков» и пройдитесь по нему. Это поможет освободить «оперативную» память мозга: он перестанет заботиться о том, чтобы вы не забыли какое-то мелкое поручение и освободит ресурс для выполнения важных задач. Вы почувствуете изменения на физическом уровне: станет, что называется, легче дышать.
Методы расстановки приоритетов
Теперь, когда у нас перед глазами список дел и есть над чем работать, попробуем выбрать из него действительно ценные дела. Есть несколько методов, по которым расставляются приоритеты и определяется важность.
АВС или АБВГД
Метод простой, как карандаш. Берем список дел. Напротив каждого дела ставим букву: А — если дело важное и горящее, В — если может подождать и С — для тех, которые не имеют дедлайна или о которых с нас никто не спросит. Если у вас больше категорий дел, тогда понадобится больше букв. Выполнять начинаем те дела, которые обозначены буквой А.
На одной из прошлых работ меня повысили и по этой причине навалилось огромное количество задач. На первых порах на должности я просто терялась и не понимала, что делать сначала, а что потом, как этот поток вообще регулировать. К счастью, у меня была чудесная руководитель, к которой я пришла и мы буквально за пять минут вот таким способом раскидали с ней все мои задачи. Я вышла с абсолютным пониманием, к чему сейчас приступать и что меня ждет дальше. Здоровское ощущение.
Матрица Эйзенхауэра
Названа матрица действительно в честь Дуайта Эйзенхауэра, 34-ого президента США, военного и политического деятеля. Создал систему он, а популярной матрица стала после того, как ее упомянул в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови.
Принцип заключается в том, чтобы разделить все дела на четыре категории: важные и срочные, важные и не срочные, срочные и не важные, не срочные и не важные. Возможно, вы видели где-нибудь систему координат с осями важности и срочности. В ее квадрантах как раз и располагаются категории.
Сначала делаем горящие важные и срочные дела и впоследствии следим за тем, чтобы в этом квадрате вообще не появлялось дел. Это те дела, которые надо делать обязательно, иначе случится что-то плохое и/или непоправимое.
Важные и не срочные дела — это задачи, которые приближают вас к целям (иначе вы бы не поместили их в квадрат «важные»), но у вас есть достаточно времени, чтобы их качественно отработать. Таких задач, согласно системе, должно быть большинство.
Не важные, но срочные дела — это отвлекающие вас разговоры, переписки и задачи, которые только мешают. Лучше их делегировать, передавать или избегать, если это бесполезное совещание, например.
Не важные и не срочные дела — система предлагает их просто выбрасывать, вычеркивать. Или же отложить на неопределенный срок, пока вы занимаетесь текущими актуальными делами.
Олимпийский способ
Отличный способ, если не знаете, за что хвататься и глаза буквально разбегаются. Он заключается в сокращении вариантов выбора. Если у вас есть десять задач, надо выбрать восемь, которые нужно сделать раньше или к ним просто лежит душа. Потом отбрасываем еще две задачи, остается шесть. Из шести выбираем следующие четыре. И так, пока не останется одна.
Когда пользуюсь таким способом, могу остановиться и на двух-четырех первоочередных задачах. Главное, чтобы список был подъемным и не вызывал паники при взгляде на него.
Взаимное влияние
Помните, мы с вами составляли список дел? Для использования техники взаимного влияния его тоже надо составить, но в этот раз особым способом: вразнобой по всему листочку, не соблюдая структуру и логику.
После этого надо найти взаимозависимые друг от друга задачи и соединить их стрелками. Например, вы не можете получить документ о прописке, пока на руках не будет ID-карты. Значит, сначала надо сделать карту, а для этого записаться в электронную очередь. Или вам нужно сначала дождаться информацию из соседнего отдела, чтобы сделать квартальный отчет.
Таким образом будет видно, к каким задачам можно приступить уже сейчас, а какие требуют подготовки. Вы сможете определить границы своего влияния на выполнение тех или иных дел, а в такой ситуации тревожность от множества повисших вопросов значительно уменьшится.
Квадрат Декарта
Техника требует детальной проработки и вам понадобится больше времени, чем просто «раскидать» задачи. Поэтому она подходит для важных решений, влияние которых очерчено жизнью, благосостоянием, карьерой. Также методику можно применять для глобальных целей с большим горизонтом планирования: год и больше.
Выделите слот времени от часа и уединитесь в месте, где вас не будут отвлекать.
Ответьте на четыре вопроса в разрезе той цели или задачи, которую выбрали, но сомневаетесь в ее осуществлении:
- Что случится, если я сделаю это?
- Что произойдет, если не сделаю это?
- Чего не случится, если я сделаю это?
- Чего не случится, если не сделаю?
Таким образом вы позволите себе помечтать, пофантазировать и даже предусмотреть возможные риски. Ценная работа перед важным выбором, так как полученная информация позволит взглянуть на возможности под другим углом.
После того, как вы определились, к каким задачам можно приступать в первую очередь, посмотрите на них через призму закона Парето, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата. Пятая часть задач, стоящих перед вами, принесут намного больше пользы, если уделить им максимальное внимание. Что это за задачи?
Вдумчивая подготовительная работа во многом определяет, насколько успешным будет запланированный период. Попробуйте использовать перечисленные техники в ежедневной работе или долгосрочном планировании — и вы убедитесь, как легко и эффективно можно построить рабочий или учебный процесс благодаря уверенности в том, что ваш фокус внимания направлен на действительно важные задачи.
Читайте также:
