Планируем день, неделю и месяц: советы и техники

В любой технике планирования есть момент подведения итогов и обзора следующего периода. В зависимости от потребности вы можете проводить ревью ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Это помогает держать перед собой все задачи и ничего не пропустить, понимать уровень своей загрузки и заложить время для важных вещей. Сегодня говорим о том, как именно проводить планирование — подробно и по шагам.

Планирование дня

Даже если у вас нет определенной системы, наверняка вы составляете списки дел или ставите напоминалки в календаре. День — это базовая единица времени, на основе которой можно начать системно планировать свои задачи.

Любому человеку будет полезно провести ревизию дел: выписать все задачи, которые неплохо было бы сделать, но времени для них не находится. Когда вы выписываете все дела и желания, мозг как бы отпускает эту информацию и освобождает «оперативную память» для новых идей, становится легче думать и принимать решения. Поэтому даже если вы грамотно управляете своими делами, полезно посмотреть в целом, что происходит в голове. В среднем обнаруживается от 70 до 100 пунктов.

Поэтому и планирование дня стоит начать с такого упражнения: выписать все задачи, включая не важные и не срочные. После этого возьмите одну-две посильных задачи из этого списка и разбейте их на несколько шагов. Один из шагов записывайте в качестве задачи при планировании дня. Так вы будете продвигаться по списку и количество дел в нем уже не будет пугать.

Также при планировании дня учтите все встречи и базовые потребности — например, обеденный перерыв. В период удаленной работы многие пренебрегают обедом и не делают перерывы в течение рабочего дня, а это негативно сказывается на самочувствии и качестве работы. Блокировка времени в рабочем расписании для обеда позволит быть уверенным, что на него обязательно найдется время — это такая же обязанность перед собой, как участие в созвонах с коллегами.

Также закрепите время подъема и отхода ко сну, чтобы понимать, какой временной промежуток у вас есть на самом деле. Иногда нам кажется, что мы располагаем большим количеством времени, чем на самом деле. Но вот мы из суток вычитаем восемь часов сна, три часа на обед, ужин и завтра, время на приведение себя в порядок, на рабочие задачи — и оказывается, что на личное развитие или свободное время остается буквально несколько часов. Это позволяет трезво оценить свой временной бюджет.

Составляя список дел на день, выделите три главных дела, которые надо обязательно выполнить. Их завершение позволит получить удовольствие от собственной продуктивности и на энтузиазме остальные дела будут выполняться легче. Если в расписании что-то пойдет не так, вы будете знать, что главные дела уже выполнены, поэтому лучше посвятить им время с утра.

Смотрите на список дел реалистично: вы не успеете больше, если будете «воровать» у себя время за счет отсутствия обеда, прогулки или за счет переработок. Чтобы легче рассчитать временные промежутки, представьте каждую задачу в видео «помидора»: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Если вы планируете выполнить дело за два часа, эта задача будет состоять из четырех «помидоров». В восьмичасовом рабочем дне всего 16 «помидоров». Часть из них будет посвящена главным задачам, еще два стоит оставить на случай непредвиденных нарушений расписания.

Также помогает составление закрытого списка дел. Вы накануне или в начале дня перечисляете задачи, которые хотите сделать. Каждую новую входящую задачу переносите на следующий день, так как на сегодня список уже закрыт и новые задачи в него не добавляются.

Как спланировать день по шагам:

1. Выделите время для базовых потребностей: спланируйте обеденный перерыв, время на сон, приведение себя в порядок и прочие необходимые действия.
2. Помните о временном бюджете: в сутках всего 24 часа и у вас есть меньше времени, чем вы думаете, после бронирования часов для сна, встреч, работы и отдыха.
3. Составляя список дел, выделите три задачи, выполнение которых приблизит вас к цели и уделите им внимание в первую очередь.
4. Примерно представьте, какое количество «помидоров» займет выполнение каждой задачи, чтобы не выходить за рамки 16 «помидоров» в день.
5. Составляйте закрытые списки дел, чтобы защитить свое расписание от новых входящих задач.

Планирование недели

Неделя — небольшой горизонт планирования, поэтому с ним довольно легко работать: вы примерно понимаете, что ожидает вас ближайшую неделю и большинство событий будут предсказуемыми.

При планировании недели стоит сразу забронировать время для регулярных действий: например, тренировки, свидания с любимым человеком, онлайн- или офлайн-обучение, визиты к докторам или к мастерам красоты. Можно составлять встречи в календаре, чтобы понимать, какое время в течение недели у вас занято и с ним не должны пересекаться другие задачи.

Конечно, встречи могут отменяться и переноситься, но именно обзор недели позволяет подготовиться заранее к каким-то событиям — к дню рождения друзей, визитам родственников. Вы не забудете, что записаны на прием к стоматологу или о том, что купили билет на концерт, который состоится в пятницу.

При планировании недели стоит выписывать также дела, которые вы хотите выполнить в течение 7 дней, но без привязки к определенной дате. Если вы внедряете привычки или хотите посвящать время саморазвитию, обзор недели помогает найти время на все дела, которые важны для вас. Таким образом при планировании дня у вас уже будет примерный список действий, останется его только дополнить. Недельное планирование помогает поддерживать ежедневный список дел в актуальном состоянии.

Как спланировать неделю по шагам:

1. Забронируйте время для обязательных встреч и действий: тренировки, визиты друзей, культурные мероприятия.
2. Проверьте, какие задачи, не привязанные к дате, вы можете выполнить в течение этой недели.
3. Проверьте, нет ли важных событий в течение недели: дни рождения, праздники. Также стоит уточнить, не запланирован ли у вас визит к специалисту, есть ли договоренности по встречам.
4. Планируйте каждую неделю, чтобы планирование дней было быстрым и легким.

Планирование месяца

Месяц — довольно длительный срок, поэтому его можно планировать не только с точки зрения событий и дел, но и достигать поставленных целей, просто разбивая их на шаги и выполняя их постепенно.

Для начала, как и в планировании недели, выпишите важные мероприятия, привязанные к дате: праздники, визиты к доктору, командировки. После этого можно поставить цели на месяц. Для комфортного темпа лучше ставить не больше трех целей в зависимости от их объема и масштаба. Это могут быть шаги, которые помогают приблизиться к вашим годовым целям или небольшие действия, которые вы уверенно выполните в течение месяца. Также можно запланировать поддержание привычки (или наоборот, стремление от чего-то отвыкнуть), закрытие «хвостов», отдельно выписать действия из категории «когда-нибудь», то есть те, выполнение которых не обязательно, но будет здорово, если получится сделать.

Отдельно можно выписывать даты доставки посылок, оплаты коммунальных платежей или подписок, график ухода за домашними растениями или животными, план наведения порядка в доме, процедуры по уходу за собой — все, что вы не хотите пропустить. Ежемесячное планирование подходит для ведения трекеров, дневников, отслеживания сна и самочувствия.

Месяц — достаточный промежуток, чтобы проследить какие-то показатели в динамике и скорректировать свое поведение на следующий месяц.

Как спланировать месяц по шагам:

1. Спланируйте все мероприятия и обязательные визиты в течение месяца.
2. Поставьте от одной до трех целей на месяц и разбейте их на небольшие шаги, которые может будет выполнять ежедневно.
3. Вместе с планированием событий вы можете вести трекеры или графики: отслеживать свое самочувствие. Также удобно на ежемесячном ревью указывать ежемесячные действия, например, даты снятия показаний счетчиков.
4. Вместе с обязательными делами ведите небольшой список категории nice to have, чтобы иметь под рукой экстра-действия сверх обычного плана.

Подведение итогов

Кроме обзора предстоящего периода, не менее важным действием является подведение итогов. Даже если вы новичок в планировании, через несколько дней соберется небольшая база, которой достаточно, чтобы проанализировать свои действия.

При ежедневном обзоре переносите не сделанные дела, вычеркивайте все, что сделано. Так вы будете видеть реальный объем задач, который способны выполнить за день и при следующем планировании будете точнее учитывать свои возможности.

При еженедельном планировании посмотрите, что получилось, а что нет, подумайте о причинах. задайте себе несколько опросов о свои эмоциях в течение недели и ответьте на них письменно. Такая рефлексия облегчит подведение итогов года и позволит ярко запечатлеть происходящие события.

Примеры вопросов самому себе:

1. Какая задача принесла мне больше всего удовольствия на этой неделе? Что я сделал хорошо? Что мог сделать лучше?
2. Кому я помогла на этой неделе? Кто помог мне?
3. С кем я виделся? Какие эмоции испытал от встречи с этими людьми?
4. Происходили ли негативные события? Чему меня это научило?
5. Какое действие поможет провести следующую неделю лучше, чем была предыдущая?

При ежемесячном планировании вы можете проверить свою активность по дням, найти закономерности в своих действиях. Если ведете трекеры настроения или погоды, то можно отследить уровень энергии в зависимости от количества сна, количества съеденного сладкого, посмотреть, как на вас влияют строгие дедлайны или свободное расписание.

Не огорчайтесь, если не удалось выполнить все поставленные задачи. Ваши усилия уже приближают вас к жизни мечты. Планирование — всего лишь инструмент, который помогает наполнить жизнь значимыми событиями и позитивными эмоциями. И только от вас зависит, как его применять и какой цели он будет служить.