Плануємо день, тиждень і місяць: поради і техніки

У будь-якій техніці планування є момент підведення підсумків та огляду наступного періоду. Залежно від потреби ви можете проводити рев’ю щодня, щотижня і щомісяця. Це допомагає тримати перед собою всі завдання і нічого не пропустити, розуміти рівень свого завантаження і закласти час для важливих речей. Сьогодні говоримо про те, як саме проводити планування — докладно і по кроках.

Планування дня

Навіть якщо у вас немає певної системи, напевно ви складаєте списки справ або встановлюєте нагадування в календарі. День — це базова одиниця часу, на основі якої можна почати системно планувати свої справи.

Будь-якій людині буде корисно провести ревізію справ: виписати всі завдання, які непогано було б зробити, але часу для них не знаходиться. Коли ви записуєте всі справи і бажання, мозок ніби відпускає цю інформацію і звільняє «оперативну пам’ять» для нових ідей, стає легше думати і приймати рішення. Тому навіть якщо ви грамотно керуєте своїми справами, корисно подивитися в цілому, що відбувається в голові. В середньому вдається виписати від 70 до 100 пунктів.

Тому і планування дня варто почати з такої вправи: виписати всі завдання, включаючи не важливі і не термінові. Після цього візьміть одне-два не складних завдання з цього списку і розбийте їх на кілька кроків. Один із кроків записуйте в якості справи при плануванні дня. Так ви будете просуватися за списком і кількість задач в ньому вже не буде лякати.

Також при плануванні дня врахуйте всі зустрічі і базові потреби — наприклад, обідня перерва. У період віддаленої роботи багато хто нехтує обідом і не роблять перерви протягом робочого дня, а це негативно позначається на самопочутті та якості роботи. Блокування часу в робочому розкладі для обіду дозволить бути впевненим, що на нього обов’язково знайдеться час — це обов’язок перед собою, як участь у відеодзвінку з колегами.

Також закріпіть час підйому і відходу до сну, щоб розуміти, який часовий проміжок у вас є насправді. Іноді нам здається, що ми маємо в своєму розпорядженні велику кількість часу, ніж насправді. Але ось ми з доби віднімаємо вісім годин сну, три години на обід, вечерю і сніданок, час на приведення себе до ладу, на робочі завдання — і виявляється, що на особистий розвиток або вільний час залишається буквально кілька годин. Це дозволяє тверезо оцінити свій часовий бюджет.

Складаючи список справ на день, виділіть три головних справи, які треба обов’язково виконати. Їх завершення дозволить отримати задоволення від власної продуктивності і на ентузіазмі інші справи будуть виконуватися легше. Якщо в розкладі щось піде не так, ви будете знати, що головні справи вже виконані, тому краще присвятити їм час з ранку.

Дивіться на список справ реалістично: ви не встигнете більше, якщо будете «красти» у себе час за рахунок відсутності обіду, прогулянки або за рахунок переробок. Щоб легше розрахувати часові проміжки, уявіть кожну задачу у вигляді «помідора»: 25 хвилин роботи і 5 хвилин відпочинку. Якщо ви плануєте виконати справу за дві години, це завдання буде складатися з чотирьох «помідорів». У восьмигодинному робочому дні всього 16 «помідорів». Частина з них буде присвячена головним завданням, ще два варто залишити на випадок непередбачених порушень розкладу.

Також допомагає складання закритого списку справ. Ви напередодні або на початку дня перераховуєте завдання, які хочете зробити. Кожне нове вхідне завдання переносите на наступний день, так як на сьогодні список вже закритий і нові завдання в нього не додаються.

Як спланувати день по кроках:

1. Виділіть час для базових потреб: сплануйте обідню перерву, час на сон, приведення себе в порядок й інші необхідні дії.
2. Пам’ятайте про бюджет часу: в добі всього 24 години і у вас є менше часу, ніж ви думаєте, після бронювання годин для сну, зустрічей, роботи та відпочинку.
3. Складаючи список справ, виділіть три завдання, виконання яких наблизить вас до мети і приділіть їм увагу в першу чергу.
4. Приблизно уявіть, скільки «помідорів» займе виконання кожного завдання, щоб не виходити за рамки 16 «помідорів» на день.
5. Складайте закриті списки справ, щоб захистити свій розклад від нових вхідних завдань.

Планування тижня

Тиждень — невеликий горизонт планування, тому з ним досить легко працювати: ви приблизно розумієте, що очікує вас найближчий тиждень і більшість подій будуть передбачуваними.

При плануванні тижня варто відразу забронювати час для регулярних дій: наприклад, тренування, побачення з коханою людиною, онлайн- або офлайн-навчання, візити до лікарів або до майстрів краси. Можна створювати зустрічі в календарі, щоб розуміти, який час протягом тижня у вас зайнятий і з ним не повинні перетинатися інші завдання.

Звичайно, зустрічі можуть скасовуватися і переноситися, але саме огляд тижня дозволяє підготуватися заздалегідь до якихось подій — до дня народження друзів, візиту родичів. Ви не забудете, що записані на прийом до стоматолога чи про те, що купили квиток на концерт, який відбудеться в п’ятницю.

При плануванні тижня варто виписувати також справи, які ви хочете виконати протягом 7 днів, але без прив’язки до певної дати. Якщо ви впроваджуєте звички або хочете присвячувати час саморозвитку, огляд тижня допомагає знайти час на всі справи, які важливі для вас. Таким чином при плануванні дня у вас вже буде приблизний список дій, залишиться його тільки доповнити. Тижневе планування допомагає підтримувати щоденний список справ в актуальному стані.

Як спланувати тиждень по кроках:

1. Забронюйте час для обов’язкових зустрічей і дій: тренування, візити друзів, культурні заходи.
2. Перевірте, які завдання, не прив’язані до дати, ви можете виконати протягом цього тижня.
3. Перевірте, чи немає важливих подій протягом тижня: дні народження, свята. Також варто уточнити, чи не запланований у вас візит до фахівця, чи є домовленості по зустрічам.
4. Плануйте кожен тиждень, щоб планування днів було швидким і легким.

Планування місяця

Місяць — досить тривалий термін, тому його можна планувати не тільки з точки зору подій і справ, а й досягати поставлених цілей, просто розбиваючи їх на кроки і виконуючи їх поступово.

Для початку, як і в плануванні тижня, випишіть важливі заходи, прив’язані до дати: свята, візити до лікаря, відрядження. Після цього можна поставити цілі на місяць. Для комфортного темпу краще ставити не більше трьох цілей в залежності від їх обсягу та масштабу. Це можуть бути кроки, які допомагають наблизитися до ваших річних цілей або невеликі дії, які ви впевнено виконаєте протягом місяця. Також можна запланувати підтримку звички (або навпаки, прагнення від чогось позбутися), закриття «хвостів», окремо виписати дії з категорії «коли-небудь», тобто ті, виконання яких не обов’язково, але буде здорово, якщо вийде зробити.

Окремо можна виписувати дати доставки посилок, оплати комунальних платежів або підписок, графік догляду за домашніми рослинами або тваринами, план наведення порядку в будинку, процедури по догляду за собою — все, що ви не хочете пропустити. Щомісячне планування підходить для ведення трекерів, щоденників, відстеження сну і самопочуття.

Місяць — достатній проміжок, щоб простежити якісь показники в динаміці і коригувати свою поведінку на наступний місяць.

Як спланувати місяць по кроках:

1. Сплануйте всі заходи і обов’язкові візити протягом місяця.
2. Поставте від однієї до трьох цілей на місяць і розбийте їх на невеликі кроки, які може буде виконувати щодня.
3. Разом з плануванням подій ви можете вести трекери або графіки: відслідковувати своє самопочуття. Також зручно на місячному рев’ю вказувати щомісячні дії, наприклад, дати зняття показань лічильників.
4. Разом з обов’язковими справами введіть невеликий список категорії nice to have, щоб мати під рукою екстра-дії крім звичайного плану.

Підведення підсумків

Крім огляду майбутнього періоду, не менш важливою дією є підведення підсумків. Навіть якщо ви новачок в плануванні, через кілька днів збереться невелика база, якої досить, щоб проаналізувати свої дії.

При щоденному огляді переносьте не зроблені справи, викреслюйте все, що зроблено. Так ви будете бачити реальний обсяг завдань, який здатні виконати за день і при наступному плануванні будете точніше враховувати свої можливості.

При щотижневому плануванні подивіться, що вийшло, а що ні, подумайте про причини. задайте собі кілька питань про свої емоції протягом тижня і дайте відповідь на них письмово. Така рефлексія полегшить підведення підсумків року та дозволить яскраво відобразити події, що відбуваються.

Приклади питань до себе:

1. Яке завдання принесло мені найбільше задоволення на цьому тижні? Що я зробив добре? Що міг зробити краще?
2. Кому я допомогла цього тижня тижня? Хто допоміг мені?
3. З ким я бачився? Які емоції випробував від зустрічі з цими людьми?
4. Чи відбувалися негативні події? Чому мене це навчило?
5. Яка дія допоможе провести наступний тиждень краще, ніж був попередній?

При щомісячному плануванні ви можете перевірити свою активність по днях, знайти закономірності в своїх діях. Якщо ведете трекери настрою або погоди, то можна відстежити рівень енергії в залежності від кількості сну, кількості з’їденого солодкого, подивитися, як на вас впливають суворі дедлайни або вільний розклад.

Не засмучуйтеся, якщо не вдалося виконати усі поставлені завдання. Ваші зусилля вже наближають вас до життя мрії. Планування — всього лише інструмент, який допомагає наповнити життя значущими подіями і позитивними емоціями. І тільки від вас залежить, як його застосовувати і якій меті він буде слугувати.