Чек-лист: простий і універсальний спосіб виконувати завдання

Чек-лист – простий і зручний спосіб вести справи і проекти, стежити за якістю виконаного завдання і нічого не забувати. Кожен з нас користувався чек-листами, навіть якщо не знав про це. Сьогодні поговоримо про те, як чек-листи можуть полегшити ваше життя і роботу.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал

Зміст

• Що таке чек-лист?
• Як з’явилися чек-листи?
• Переваги чек-листів
• Де використовуються чек-листи?
• Як можна використовувати цей інструмент в житті
• Види чек-листів і як скласти чек-лист
• Недоліки

Що таке чек-лист?

Чек-лист – це список, алгоритм або перелік з чек-боксами. Після виконання пункту списку відзначаєте його галочкою і рухаєтеся далі. Кожен користувався чек-листом, коли робив покупки в магазині або збирав речі у відпустку. Такі списки допомагають без зайвого хвилювання подбати про те, щоб цукерки були куплені, а купальники – складені.

За допомогою чек-листа зручно вести список справ на день або тиждень: таск-менеджери мають вбудовану функцію перетворення списку в чек-лист. Ключова відмінність переліку завдань і чек-листа в тому, що завдання можна скасувати або перенести – не відбудеться нічого страшного. В чек-листі виконання кожного пункту обов’язково. Часто мають значення порядок пунктів: без попереднього наступний не повинен або не може виконуватися.

Ще одна відмінність в тому, що список справ, як правило, не повторюється. Щодня складається новий список на завтра. Чек-лист же робиться один раз і потім використовується кожного разу при виконанні цього завдання. Поки залишаються стабільними обставини або вимоги, вміст чек-листа не змінюється.

Як з’явилися чек-листи?

Чек-листи з’явилися завдяки льотчикам. У 1935 році через помилку пілота відбулося невдале випробування літака Boeing. Літак виявився складнішим, ніж попередні, тому звичні методи не працювали. Тоді група льотчиків-випробувачів створила короткий і простий чек-лист з питаннями, на які пілот повинен поетапно відповідати при зльоті, в польоті, при посадці і рулюванні.

З тих пір чек-листи перекочували в багато сфер, стали помічниками різних фахівців і залишаються необхідними для професій, в яких важлива точність і пунктуальність. В яких велика ціна помилки. Якщо стоїть важливе завдання, не варто покладатися тільки на пам’ять і уважність при виконанні. Якою б не була відповідальною людина, в поспіху, через утому або хвилювання вона може щось забути або переплутати.

Переваги чек-листів

Використання чек-листа – яскравий приклад випадку, коли «спочатку ти працюєш на залікову книжку, а потім залікова книжка на тебе». Варто витратити деякий час на створення і відточування чек-листа, зате потім однотипні дії будуть виконуватися якісніше і швидше. Можна автоматизувати за допомогою чек-листа рутинні завдання, звички або однотипні речі. Це значно зберігає уявний ресурс і силу волі, яка, як відомо, обмежена.

Де використовуються чек-листи?

• Де можуть стати в нагоді чек-листи:
• в авіації, космонавтиці і атомній енергетиці;
• в будівництві;
• в медицині і хірургії;
• в діяльності інвесторів (які за допомогою чек-листів уникають прийняття непродуманих рішень, заснованих на емоціях);
• в роботі авторів і редакторів, тому що в нинішні часи статтю мало написати, ще треба її опублікувати, не забути про канали розповсюдження, оптимізувати для соцмереж, підготувати супровідний контент;
• в роботі SMM-фахівців, тому що у них є постійний перелік щоденних дій і обов’язків;
• в роботі організаторів концертів та заходів – як розумієте, в цій сфері чек-лист буде навіть не один;
• в монтажі і роботі з відеоконтентом. Ролик треба змонтувати, не забути додати туди пекшоти, логотипи, музики, підказки, а потім ще опублікувати на YouTube і тільки процес публікації займає кілька годин;
• в роботі вчителів і бізнес-тренерів;
• в роботі HR-менеджерів, які наймають нових співробітників;
• в роботі тестувальників, які шукають помилки в програмі.

Звичайно, це далеко не повний перелік професій і областей, в яких чек-лист приносить користь.

Є така людина – Атул Гаванде. Американський хірург, журналіст і письменник. Атул – автор книги «Чек-лист. Як уникнути помилок, що ведуть до фатальних наслідків ». У 2007 році Атул Гаванде став учасником конференції Всесвітньої організації охорони здоров’я, присвяченій проблемі післяопераційних ускладнень. Якщо є проблема, її треба вирішувати, чи не так? Люди, які зібралися на заході, якраз хотіли, щоб ускладнень після операцій було менше і з’ясовували, як це зробити, що зробити. Підсумком якої стало проведення великомасштабного дослідження чек-листів, що забезпечують безпеку операцій в лікарнях різних країн світу. Для цих цілей був розроблений чек-лист, який передбачає 19 контрольних перевірок. Таку практику вирішили впровадити в восьми лікарнях, чотири з них відносилися до провідних медичних центрів світу, – в Сіетлі (Вашингтон), Торонто (Канада), Лондоні (Великобританія) і Окленді (Нова Зеландія). Чотири інші лікарні відрізнялися високим навантаженням і браком співробітників і ресурсів. Вони розташовані в Манілі (Філіппіни), Аммані (Йорданія), Нью-Делі (Індія), Іфакарі (Танзанія).

Як було до впровадження чек-листів? Загальний рівень хірургічних ускладнень після операцій коливався від 6 до 21%. Ускладнення іноді приводили до летального результату. У процесі дослідження з’ясувалося також, що навіть найкращі фахівці в 6% випадків (тобто при оперуванні 1-го з 16-ти хворих) пропускають один з шести необхідних етапів, спрямованих на підвищення безпеки операцій.

Чек-листи стали використовувати у всіх восьми лікарнях. Підсумкові результати були обнадійливими:

– частота серйозних післяопераційних ускладнень після введення чек-листа зменшилася на 36%, а смертність – на 47%;

– число інфекцій скоротилося майже вдвічі, а кількість повторних операцій, викликаних  кровотечею або технічними помилками, зменшилася на чверть.

Після публікації результатів дослідження багато медичних установ стали впроваджувати чек-листи. У ряду медпрацівників нововведення спочатку викликало скепсис і опір. Їх можна зрозуміти, робити звичні дії по-новому не завжди приємно. Незважаючи на це, 80% опитаних співробітників лікарень повідомили, що впровадження чек-листів зробило процес оперування безпечніше і дозволило уникнути хірургічних помилок. У той же час на питання «Якби вам робили операцію, то ви хотіли б, щоб лікарі скористалися чек-листом?» ствердно відповіли 93% опитаних.

Як можна використовувати цей інструмент в житті

Далі розповім, як чек-листи можуть допомогти не в професійному житті, а в особистому – тобто нам з вами, простим смертним. Тому що всі опинялися в ситуації, коли часу в обріз, а багато треба встигнути. Звичайно, можна ставитися по-філософськи до помилок і прогалин: подумаєш, поїхав у відрядження в лютому без теплих шкарпеток або відправив заявку на навчання в Гарварді без рекомендаційного листа. Але краще все-таки зменшити ймовірність таких збоїв.

Один спосіб ми вже згадали – це список речей в подорож. Кладемо в чемодан – ставимо галочку. Перш, ніж розглянемо, як ще використовувати цей інструмент в життя, давайте вирішимо, для яких проблем чек-листи будуть найбільш ефективними.

Існує три типи проблем:

1. Прості.

Наприклад, приготування яблучного пирога – досить один раз освоїти порядок дій, такі ітерації вже будуть відточуванням навички. Рецепт яблучного пирога залишається одним і тим же.

2. Складні.

Наприклад, запуск компанією SpaceX ракети-носія Falcon Heavy. Для цієї операції потрібно Ілон Маск (в кількості одна штука), багато вузькоспеціалізованих співробітників, стресостійкість, тому що часто виникають непередбачені ситуації або несподівані складності. Складне завдання можна розбити на підзадачі поменше, але конкретного алгоритму, однакового рецепта, як у випадку з яблучним пирогом, не буде.

3. Надскладні.

Наприклад, виховання дитини. Діти різні, до кожного потрібен індивідуальний підхід, рецептів взагалі немає, а якщо є, то вони не підходять або не діють.

Чек-листи найбільш ефективні в рішенні простих проблем. Їх також можна застосовувати в складних проектах. По-перше, можна розбити складний процес на процеси простіше і до кожного застосувати свій чек-лист. По-друге, можна зробити чек-лист до всього проекту, щоб в процесі нічого не забути. Наприклад, збір документів, щоб віддати дитину в дитячий сад або школу. У моєму дитинстві це був складний бюрократичний процес, тому список документів разом зі списком установ послужив мамі гарну службу зі мною і ще двома дітьми. У сімейних справах і в домашньому господарстві чек-листи просто незамінні. Щомісячна перевірка лічильників і рахунків комунальних послуг, списки продуктів, обов’язкові витрати, догляд за будинком, за одягом і домашнім начинням, розхламління – для всього застосовуються чек-листи. Постійно користуюся чек-листом збору на тренування: перевіряю, чи взяла необхідне. Також склала чек-лист виходу з дому: в такому списку перевірка газової колонки, наявності ключів і гаманця, вимикання техніки і тощо.

Чек-лист стане в нагоді при плануванні подорожей.

Види чек-листів і як скласти чек-лист

З моменту створення, чек-листи еволюціонували і придбали різні форми. Графік робіт, трекери, список питань – все це можна вважати чек-листом. Максим Дорофєєв в книзі «джедайські техніки» для виконання повторюваних дій радить користуватися способом прибиральниць в торгових центрах. Напевно ви бачили графік прибирання із зазначеним часом, а навпроти – підпис співробітника, який прибирання в зазначений час виконав. Для себе теж можна зробити такий чек-лист, тільки це буде не графік роботи, а, наприклад, зарядка для очей кожну годину для офісних співробітників.

Атул Гаванде перераховує ряд критеріїв, яким повинен відповідати хороший чек-лист:

– Чек-лист повинен бути точним, простим і коротким. Не захоплюйтеся розпливчастими формулюваннями. Наприклад, в чек-листі виходу з дому «перевірити праску» буде не точним формулюванням. Знадобиться час, щоб зрозуміти, що саме треба перевіряти. А ось пункт «Вилка праски не в розетці» – це чітке формулювання, яке нам і потрібне.

– Бажано, щоб чек-лист містився на одній сторінці. В ідеалі це не більше 20-30 пунктів. Проводити перевірку за коротким чек-листом простіше. Довгий чек-лист зажадає більше уваги, тому об’ємні чек-листи краще розбивати на кілька.

– Різні кольори відволікають увагу, щоб виділити текст або розставити акценти, використовуйте великі та малі літери, форматування тексту, розмітку.

– Виділіть час для доопрацювання чек-листа: перевірте його в реальних умовах, додайте пункти, яких не вистачає або приберіть зайві.

– Не намагайтеся перерахувати в чек-листі всі дрібниці. Вказуйте найбільш важливі дії, які може пропустити навіть досвідчений професіонал.

Ось тут я б хотіла зупинитися, тому що цей пункт плавно продовжується в питанні: «А як же скласти чек-лист?» Незважаючи на те, що шановний Атул Гаванде говорить про те, що потрібно вказувати тільки важливі дії, я вважаю, що чек-лист при цьому повинен бути детальним. Для того, щоб зрозуміти, які дії включати в чек-лист, а які ні, треба провести невеликий мозковий штурм. Наприклад, ви їдете у відпустку. Вдома залишається тільки акваріум з рибками і дзвінка тиша. Сідаємо запитуємо себе: що може трапитися, поки ви у відпустці? Наприклад: ви затопите сусідів, вас затоплять сусіди, у рибок в акваріумі закінчиться корм, в будинку почнеться пожежа через коротке замикання, без води загинуть всі кімнатні квіти, пограбування квартири, вибух через витік газу, раптовий візит родичів або друзів.

Другий етап після прорахунку ризиків – складання пунктів чек-листа. Щоб не затопити сусідів, поки ви у від’їзді, треба перекрити воду. Пишемо в чек-лист: «Перекрити вентилі з водою». Якщо ж щось трапиться, поки вас немає, і знадобиться втручання сусідів, потрібно залишити ключі сусідам. Якщо, звичайно, ви їм довіряєте. Або залишити ключі друзям, а сусідам дати їх номер телефону. Щоб рибки не страждали, треба подбати про корм для них, придбати і покласти корм вихідного дня. Пишемо в чек-лист: «Купити рибкам корм» і окремим пунктом «Залишити рибкам корм». Таким чином у вас сформується чек-лист, який враховує всі ризики.

Далі редагуємо і зводимо все в один список. Зараз він у нас розрізнений і складається з різних дій: ми згадали в процесі, що ще треба докупити корм, зателефонувати друзям і попередити їх про від’їзд, щось не забути, щось зробити. Використовуємо однозначні формулювання в позитивній формі, наприклад: «Квиток в місто N роздрукований», «Вентилі води перекриті», «Паспорт лежить в дорожній сумці». Один пункт – одна конкретна операція.

Четвертий пункт – перевірка чек-листа і його тестування. Після складання чек-листа відверніться, відпочиньте і поверніться до нього через пару годин або  наступного дня, щоб окинути свіжим поглядом. Напевно ви згадаєте щось ще, якусь дію для виконання. Він повинен бути зрозумілим, чітко говорити, що робити. Якщо це можливо, нехай вам допоможуть перевірити чек-лист близькі люди – наприклад, ваш партнер, з яким ви летите у відпустку. Або, якщо це робочий чек-лист – колеги, партнери, керівник.

Задача чек-листа – не нівелювати значення таланту і професіоналізму виконавця. Якщо чек-лист складено правильно, то він розвантажує голову і позбавляє від тривожності.

Після цього оформіть чек-лист. Це не одноразовий документ, він створений для типових ситуацій. Якщо це підготовка до відрядження, то перед кожним відрядженням він потрібен. Якщо ви тренер, то перед підготовкою лекцій або семінарів ви постійно будете звертатися до одного й того ж списку дій. Краще витратити деякий час і зробити чек-лист зручним, приємним.

Останній пункт – це виконання пунктів чек-листа. Переконайтеся, що ви нічого не пропустили і всі пункти виконані. І поки не викидайте виконаний чек-лист з позначками і галочками. Коли справу завершено, треба редагувати чек-лист. Чек-лист повинен бути актуальним, уточніть формулювання, щось додайте або приберіть.

Недоліки

Чек-лист не терпить недбалості або необов’язковості. NASA спостерігав за 60 екіпажами трьох різних компаній. Виявилося, що при використанні паперових чек-листів екіпаж в середньому робить три помилки. Найпоширеніші – коли якийсь пункт пілот відклав, а потім про нього забув. Електронні чек-листи зменшили ймовірність помилок на 50%. Електронні чек-листи можуть нагадувати про невиконані пункти, але не всі люблять нагадування. Тому чек-листи підходять, якщо вони складені точно і їх виконують точно, а ситуація знайома.

Як бачите, чек-лист може стати відмінним інструментом в особистому житті та професійній діяльності, полегшити рутинні завдання, зменшити ймовірність помилки. Спробуйте скласти чек-лист для ваших звичних однотипних завдань і ви відчуєте, наскільки легше і приємніше стало їх виконання.

Джерело фото: unsplash.com