Чек-лист: простой и универсальный способ выполнять задачи

Чек-лист — простой и удобный способ вести дела и проекты, следить за качеством выполненной задачи и ничего не забывать. Каждый из нас пользовался чек-листами, даже если не знал об этом. Сегодня поговорим о том, как чек-листы могут облегчить вашу жизнь и работу.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал

Содержание

• Что такое чек-лист?
• Как появились чек-листы?
• Преимущества чек-листов
• Где используются чек-листы?
• Как можно использовать этот инструмент в жизни
• Виды чек-листов и как составить чек-лист
• Недостатки

Что такое чек-лист?

Чек-лист — это список, алгоритм или перечень с чек-боксами. После выполнения пункта списка отмечаете его галочкой и двигаетесь дальше. Каждый пользовался чек-листом, когда делал покупки в магазине или собирал вещи в отпуск. Такие списки помогают без лишнего волнения позаботиться о том, чтобы конфеты были куплены, а купальники — сложены.

С помощью чек-листа удобно вести список дел на день или неделю: таск-менеджеры имеют встроенную функцию превращения списка в чек-лист. Ключевое различие перечня задач и чек-листа в том, что задачи можно отменить или перенести — не произойдет ничего страшного. В чек-листе выполнение каждого пункта обязательно. Часто важен также порядок пунктов: без предыдущего следующий не должен или не может выполняться.

Еще одно отличие в том, что список дел, как правило, не повторяется. Каждый день составляется новый список на завтра. Чек-лист же делается единожды и потом используется каждый раз при выполнении этой задачи. Пока остаются стабильными обстоятельства или требования, содержимое чек-листа не меняется.

Как появились чек-листы?

Чек-листы появились благодаря летчикам. В 1935 году из-за ошибки пилота произошло неудачное испытание самолета Boeing. Самолет оказался сложнее, чем предыдущие, поэтому привычные методы не работали. Тогда группа летчиков-испытателей создала краткий и простой чек-лист с вопросами, на которые пилот должен поэтапно отвечать при взлете, в полете, при посадке и рулении.

С тех пор чек-листы перекочевали во многие сферы, стали помощниками различных специалистов и остаются необходимыми для профессий, в которых важна точность и пунктуальность. В которых велика цена ошибки. Если стоит важная задача, не стоит полагаться только на память и внимательность при выполнении. Каким бы ни был ответственным человек, в спешке, по причине усталости или волнения он может что-то забыть или перепутать.

Преимущества чек-листов

Использование чек-листа — яркий пример случая, когда «сначала ты работаешь на зачетку, а потом зачетка на тебя». Стоит потратить некоторое время на создание и оттачивание чек-листа, зато потом однотипные действия будут выполняться качественнее и быстрее. Можно автоматизировать с помощью чек-листа рутинные задачи, привычки или однотипные вещи. Это значительно сохраняет мысленный ресурс и силу воли, которая, как известно, ограничена.

Где используются чек-листы?

Где могут пригодиться чек-листы:

• в авиации, космонавтике и атомной энергетике;
• в строительстве;
• в медицине и хирургии;
• в деятельности инвесторов (которые с помощью чек-листов избегают принятия непродуманных решений, основанных на эмоциях);
• в работе авторов и редакторов, потому что в нынешние времена статью мало написать, еще надо ее опубликовать, не забыть о каналах распространения, оптимизировать для соцсетей, подготовить сопроводительный контент;
• в работе SMM-специалистов, потому что у них есть постоянный перечень ежедневных действий и обязанностей;
• в работе организаторов концертов и мероприятий — как понимаете, в этой сфере чек-лист будет даже не один;
• в монтаже и работе с видеоконтентом. Ролик надо смонтировать, не забыть добавить туда пекшоты, логотипы, музыки, подсказки, а потом еще опубликовать на YouTube и только процесс публикации занимает несколько часов;
• в работе учителей и бизнес-тренеров;
• в работе HR-менеджеров, которые нанимают новых сотрудников;
• в работе тестировщиков, которые ищут ошибки в программе.

Конечно, это далеко не полный перечень профессий и областей, в которых чек-лист приносит пользу.

Есть такой человек — Атул Гаванде. Американский хирург, журналист и писатель. Атул — автор книги «Чек-лист. Как избежать ошибок, ведущих к фатальным последствиям». В 2007 году Атул Гаванде стал участником конференции Всемирной организации здравоохранения, посвященной проблеме послеоперационных осложнений. Если есть проблема, ее надо решать, верно? Люди, которые собрались на мероприятии, как раз хотели, чтобы осложнений после операций было меньше и выясняли, как это сделать, что предпринять. Итогом которой стало проведение крупномасштабного исследования чек-листов, обеспечивающих безопасность операций в больницах разных стран мира. Для этих целей был разработан чек-лист, предусматривающий 19 контрольных проверок. Такую практику решили внедрить в восьми больницах, четыре из них относились к ведущим медицинским центрам мира, — в Сиэтле (Вашингтон), Торонто (Канада), Лондоне (Великобритания) и Окленде (Новая Зеландия). Четыре остальные больницы отличались высокой нагрузкой и нехваткой сотрудников и ресурсов. Они расположены в Маниле (Филиппины), Аммане (Иордания), Нью-Дели (Индия), Ифакаре (Танзания).

Как было до внедрения чек-листов? Общий уровень хирургический осложнений после операций колебался от 6 до 21%. Осложнения иногда приводили к летальному исходу. В процессе исследования выяснилось также, что даже лучшие специалисты в 6% случаев (то есть при оперировании 1-го из 16-ти больных) пропускают один из шести необходимых этапов, направленных на повышение безопасности операций.

Чек-листы стали использовать во всех восьми больницах. Итоговые результаты были обнадеживающими:

— частота серьезных послеоперационных осложнений после введения чек-листа уменьшилась на 36%, а смертность — на 47%;

— число инфекций сократилось почти вдвое, а количество повторных операций, вызванных открывшимся кровотечением или техническими ошибками, уменьшилось на четверть.

После публикации результатов исследования многие медицинские учреждения стали внедрять чек-листы. У ряда медработников нововведение сначала вызвало скепсис и сопротивление. Их можно понять, делать привычные действия по-новому не всегда приятно. Несмотря на это, 80% опрошенных сотрудников больниц сообщили, что внедрение чек-листов сделало процесс оперирования безопаснее и позволило избежать хирургических ошибок. В то же время на вопрос «Если бы вам делали операцию, то вы хотели бы, чтобы врачи воспользовались чек-листом?» утвердительно ответили 93% опрошенных.

Как можно использовать этот инструмент в жизни

Дальше расскажу, как чек-листы могут помочь не в профессиональной жизни, а в личной — то есть нам с вами, простым смертным. Потому что все оказывались в ситуации, когда времени в обрез, а многое надо успеть. Конечно, можно относиться философски к ошибкам и пробелам: подумаешь, уехал в командировку в феврале без теплых носков или отправил заявку на обучение в Гарварде без рекомендательного письма. Но лучше всё-таки уменьшить вероятность таких сбоев.

Один способ мы уже упомянули — это список вещей в путешествие. Кладем в чемодан — ставим галочку. Прежде, чем рассмотрим, как еще использовать этот инструмент в жизни, давайте решим, для каких проблем чек-листы будут наиболее эффективными.

Существует три типа проблем:

1. Простые.

Например, приготовление яблочного пирога — достаточно один раз освоить порядок действий, следующие итерации уже будут оттачиванием навыка. Рецепт яблочного пирога остается одним и тем же.

1. Сложные.

Например, запуск компанией SpaceX ракеты-носителя Falcon Heavy. Для этой операции требуется Илон Маск (в количестве одна штука), много узкоспециализированных сотрудников, стрессоустойчивость, потому что часто возникают непредвиденные ситуации или неожиданные сложности. Сложную задачу можно разбить на подзадачи поменьше, но конкретного алгоритма, одинакового рецепта, как в случае с яблочным пирогом, не будет.

1. Сверхсложные.

Например, воспитание ребенка. Дети разные, к каждому нужен индивидуальный подход, рецептов вообще нет, а если есть, то они не подходят или не действуют.

Чек-листы наиболее эффективны в решении простых проблем. Их также можно применять в сложных проектах. Во-первых, можно разбить сложный процесс на процессы попроще и к каждому применить свой чек-лист. Во-вторых, можно сделать чек-лист ко всему проекту, чтобы в процессе ничего не забыть. Например, сбор документов, чтобы отдать ребенка в детский сад или школу. В моем детстве это был сложный бюрократический процесс, поэтому список документов вместе со списком учреждений сослужил маме хорошую службу со мной и еще двумя детьми. В семейных делах и в домашнем хозяйстве чек-листы просто незаменимы. Ежемесячная проверка счетчиков и счетов коммунальных услуг, списки продуктов, обязательные расходы, уход за домом, за одеждой и домашней утварью, расхламление — для всего применяются чек-листы. Постоянно пользуюсь чек-листом сбора на тренировку: проверяю, взяла ли необходимое. Также составила чек-лист выхода из дома: в таком списке проверка газовой колонки, наличия ключей и кошелька, выключение техники и так далее.

Чек-лист пригодится при планировании путешествий.

Виды чек-листов и как составить чек-лист

С момента создания чек-листы эволюционировали и приобрели разные формы. График работ, трекеры, список вопросов — все это можно считать чек-листом. Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники» для выполнения повторяющихся действий советует пользоваться способом уборщиц в торговых центрах. Наверняка вы видели график уборки с указанным временем, а напротив — подпись сотрудника, который уборку в указанное время выполнил. Для себя тоже можно сделать такой чек-лист, только это будет не график работы, а, например, зарядка для глаз каждый час для офисных сотрудников.

Атул Гаванде перечисляет ряд критериев, которым должен соответствовать хороший чек-лист:

— Чек-лист должен быть точным, простым и кратким. Не увлекайтесь расплывчатыми формулировками. Например, в чек-листе выхода из дома «проверить утюг» будет не точной формулировкой. Понадобится время, чтобы понять, что именно надо проверять. А вот пункт «Вилка утюга не в розетке» — это четкая формулировка, которая нам и нужна.

— Желательно, чтобы чек-лист помещался на одной странице. В идеале это не больше 20-30 пунктов. Проводить проверку по короткому чек-листу проще. Длинный чек-лист потребует больше внимания, поэтому объемные чек-листы лучше разбивать на несколько.

— Разные цвета отвлекают внимание, чтобы выделить текст или расставить акценты, используйте прописные и строчные буквы, форматирование текста, разметку.

— Выделите время для доработки чек-листа: проверьте его в реальных условиях, добавьте пункты, которых не хватает или уберите лишние.

— Не пытайтесь перечислить в чек-листе все мелочи. Указывайте наиболее важные действия, которые может пропустить даже опытный профессионал.

Вот здесь я бы хотела остановиться, потому что этот пункт плавно продолжается в вопросе: «А как же составить чек-лист?» Несмотря на то, что уважаемый Атул Гаванде говорит о том, что нужно указывать только важные действия, я считаю, что чек-лист при этом должен быть подробным. Для того, чтобы понять, какие действия включать в чек-лист, а какие нет, надо провести небольшой мозговой штурм. Например, вы уезжаете в отпуск. Дома остается только аквариум с рыбками и звенящая тишина. Садимся спрашиваем себя: что может случиться, пока вы в отпуске? Например: вы затопите соседей, вас затопят соседи, у рыбок в аквариуме закончится корм, в доме начнется пожар из-за короткого замыкания, без воды погибнут все комнатные цветы, ограбление квартиры, взрыв из-за утечки газа, внезапный визит родственников или друзей.

Второй этап после просчета рисков — составление пунктов чек-листа. Чтобы не затопить соседей, пока вы в отъезде, надо перекрыть воду. Пишем в чек-лист: «Перекрыть вентили с водой». Если же что-то случится, пока вас нет, и понадобится вмешательство соседей, нужно оставить ключи соседям. Если, конечно, вы им доверяете. Или оставить ключи друзьям, а соседям дать их номер телефона. Чтобы рыбки не страдали, надо позаботиться о корме для них, приобрести и положить корм выходного дня. Пишем в чек-лист: «Купить рыбкам корм» и отдельным пунктом «Оставить рыбкам корм». Таким образом у вас сформируется чек-лист, который учитывает все риски.

Дальше редактируем и сводим все в один список. Сейчас он у нас разрозненный и состоит из разных действий: мы вспомнили в процессе, что еще надо докупить корм, позвонить друзьям и предупредить их об отъезде, что-то не забыть, что-то сделать. Используем однозначные формулировки в утвердительной форме, например: «Билет в город N распечатан», «Вентили воды перекрыты», «Паспорт лежит в дорожной сумке». Один пункт — одна конкретная операция.

Четвертый пункт — проверка чек-листа и его тестирование. После составления чек-листа отвлекитесь, передохните и вернитесь к нему через пару часов или на следующий день, чтобы окинуть свежим взглядом. Наверняка вы вспомните что-то еще, какое-то действие для выполнения. Он должен быть понятным, четко говорить, что делать. Если это возможно, пусть вам помогут проверить чек-лист близкие люди — например, ваш партнер, с которым вы летите в отпуск. Или, если это рабочий чек-лист — коллеги, партнеры, руководитель.

Задача чек-листа — не нивелировать значение таланта и профессионализма исполнителя. Если чек-лист составлен правильно, то он разгружает голову и избавляет от тревожности.

После этого оформите чек-лист. Это не одноразовый документ, он создан для типичных ситуаций. Если это подготовка к командировке, то перед каждой командировкой он нужен. Если вы тренер, то перед подготовкой лекций или семинаров вы постоянно будете обращаться к одному и тому же списку действий. Лучше потратить некоторое время и сделать чек-лист удобным, приятным.

Последний пункт — это выполнение пунктов чек-листа. Убедитесь, что вы ничего не пропустили и все пункты выполнены. И пока не выбрасывайте выполненный чек-лист с пометками и галочками. Когда дело завершено, отредактируйте чек-лист. Чек-лист должен быть актуальным, уточните формулировки, что-то добавьте или уберите.

Недостатки

Чек-лист не терпит халатности или необязательности. NASA наблюдал за 60 экипажами трех разных компаний. Оказалось, что при использовании бумажных чек-листов экипаж в среднем делает три ошибки. Самые распространенные — когда какой-то пункт пилот отложил, а потом про него забыл. Электронные чек-листы уменьшили вероятность ошибок на 50%. Электронные чек-листы могут напоминать о не выполненных пунктах, но не все любят напоминания. Поэтому чек-листы подходят, если они составлены точно и им следуют точно, а ситуация знакомая.

Как видите, чек-лист может стать отличным инструментом в личной и профессиональной деятельности, облегчить рутинные задачи, уменьшить вероятность ошибки. Попробуйте составить чек-лист для ваших привычных однотипных задач и вы почувствуете, насколько легче и приятнее стало их выполнение.

Источник фото: unsplash.com